Klimaatbeurs organiseren: complete checklist

Een klimaatbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je regelt tegelijk standhouders, workshopleiders, bezoekersregistratie, techniek, catering en duidelijke bewegwijzering. Begin met datum, doelgroep en locatie, en werk daarna toe naar een ingevuld programma en een sluitende beursindeling. Deze checklist helpt je de 67 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat presentaties, stroompunten en materialen niet pas op de beursdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Workshopleiders vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Stroompunten inventariseren
Plattegrond van beurs maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Programma voor website maken
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media aankondiging plaatsen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Afvalinzameling regelen
Drukwerk bestellen
Presentaties verzamelen
2 personen
Workshopmaterialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routeborden ontwerpen
Bewegwijzering afdrukken
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Stands opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
3 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Techniek presentaties testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Infostands bemensen
12 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen

Nazorg

Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Partytentenaantal 6
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 12
Posterpaneelsetsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 18
Plantbakkenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 15
Bannerframesaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 100
Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Opbergdozenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsstickersaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond vast voordat je standplaatsen toewijst. Controleer per stand hoeveel ruimte, een tafel, stoelen en een stroompunt nodig zijn; zo voorkom je dat verlenghaspels en stekkerdozen achteraf tekortschieten.
Verzamel presentaties en workshopmaterialen uiterlijk één week vooraf. Test laptops, projectoren, projectieschermen, speakers en draadloze microfoons per ruimte en zet bestanden ook op een USB-stick.
Plan bezoekerscommunicatie in meerdere momenten: publiceer het programma op de website, verstuur uitnodigingen en plaats een sociale media-aankondiging. Stuur het persbericht minimaal enkele dagen vóór de beurs, zodat media tijd hebben om te reageren.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de catering. Houd bezoekers, standhouders, workshopleiders en medewerkers apart bij; die aantallen bepalen ook de benodigde naamkaartjes en stoelen.
Maak de route zichtbaar vanaf de ingang tot de registratiebalie en de workshops. Druk pijlborden en bewegwijzering vooraf af en leg ze per plek klaar; bezoekers zoeken vooral de registratie, toiletten en workshopruimtes zodra ze binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een klimaatbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, doelgroep en programma. Standhouders en workshopleiders hebben daarna nog tijd nodig voor bevestiging, presentaties en praktische wensen.
Welke techniek heb je nodig voor een klimaatbeurs?: Reken per workshopruimte op een laptop, projector, projectiescherm en passende audio. Inventariseer minimaal twee weken vooraf alle stroompunten en leg verlenghaspels, stekkerdozen en kabelgoten klaar.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een klimaatbeurs?: Benader standhouders zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag meteen naar benodigde tafelruimte, stroom, presentatiemateriaal en het aantal aanwezige personen.
Wanneer bestel je catering voor een klimaatbeurs?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en bevestig het verwachte aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf aan de cateraar. Controleer het definitieve bezoekersaantal daarna nog één keer voordat je bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.