Checklist para organizar una feria del clima

Organizar una feria del clima implica coordinar expositores, talleres, visitantes y necesidades técnicas en un mismo espacio. Empieza por fijar la fecha, el programa y el público, y reserva el lugar antes de anunciar nada. Después tendrás que cerrar permisos, inscripciones, catering, materiales y señalización. Esta checklist reúne 67 tareas y 54 elementos para avanzar en el orden adecuado y evitar los problemas que suelen aparecer durante el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir el público objetivo de los participantes
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
Comprobar permisos
Reservar el lugar
Inventariar los puntos de corriente
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Crear el programa para la web
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Organizar la recogida de residuos
Encargar material impreso
Recopilar las presentaciones
2 personas
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Imprimir la señalización
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar los stands
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar las salas del taller
4 personas
Conectar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Dejar listo el material informativo
3 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Probar las presentaciones técnicas
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Atender los stands de información
12 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Guiar talleres
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar el último punto del programa
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir los materiales
4 personas

Seguimiento

Retirar los residuos por separado
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Recopilar gastos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 100
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mostrador de registro
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 2
Mesas de maquillajecant. 2

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Farolescant. 8

Decoración

Carteles informativoscant. 12
Sets de paneles para pósterescant. 8
Manteles individualescant. 18
Jardinerascant. 12
Pizarrascant. 6
Portatarjetas de nombrecant. 30
Carteles direccionalescant. 15
Marcos para bannerscant. 6

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 10

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Pegatinas de separación de residuoscant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y comprueba los permisos antes de publicar el formulario de inscripción. En el mismo momento, inventaría los puntos de corriente y dibuja la distribución de puestos, talleres y zonas de paso.
Confirma a cada expositor y responsable de taller al menos 3 semanas antes. Pídeles con antelación las presentaciones, los requisitos técnicos y la lista de materiales que llevarán.
No esperes a tener el número final de asistentes para planificar la circulación. Prepara carteles de ruta, señalización direccional y un plano visible desde el mostrador de registro.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y encarga el catering con un margen de 7 días. Calcula también quién retirará los residuos y a qué hora se hará la recogida.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, regletas y cables. Lleva memorias USB con las presentaciones y deja libres los pasillos para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del clima?: Reserva el lugar y empieza a contactar con expositores entre 8 y 12 semanas antes. Deja las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, catering, materiales, presentaciones y señalización.
¿Cuándo se debe publicar el formulario de inscripción?: Publícalo cuando estén confirmados la fecha, el lugar, el programa provisional y las condiciones de participación. Lo habitual es abrirlo entre 4 y 6 semanas antes y revisar la lista de visitantes cada semana.
¿Qué hay que comprobar para los talleres de una feria del clima?: Confirma cada responsable al menos 3 semanas antes y comprueba los materiales, la duración y las necesidades de corriente o proyección. Haz una revisión final 48 horas antes del evento.
¿Cuándo encargar el catering y preparar la señalización?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y encarga el catering 7 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable. Imprime la señalización y los carteles de ruta entre 3 y 5 días antes, dejando tiempo para corregir errores.

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