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Checkliste für deine Klima-Messe

Eine Klima-Messe braucht mehrere Vorläufe: Erst legst du Datum, Programm und Zielgruppe fest, danach sicherst du Location, Aussteller und Genehmigungen. Anschließend folgen Anmeldung, Öffentlichkeitsarbeit, Technik, Catering und Beschilderung. Plane Stromanschlüsse, Präsentationen und Workshopmaterialien früh, damit am Aufbautag nichts improvisiert werden muss. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zur Besucherliste und dem fertigen Messeplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerzielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Workshopleiter festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Location reservieren

  • Stromanschlüsse erfassen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Programm für die Website erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Pressemitteilung versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Müllentsorgung organisieren

  • Drucksachen bestellen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Workshopmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser entwerfen

  • Beschilderung drucken

  • Besucherliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    3 Personen

  • Workshopräume einrichten

    4 Personen

  • Beleuchtung und Strom anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Infomaterial bereitlegen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Technik für Präsentationen testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Infostände besetzen

    12 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfallströme überprüfen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Fotomomente begleiten

  • Letzten Programmpunkt ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Abfall getrennt entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Ausgaben sammeln

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 100
  • BiertischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 6
  • Registrierungstheke
  • ProspektständerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 4
  • LadestationenAnz. 2
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LaternenAnz. 8

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 12
  • Posterpaneel-SetsAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 18
  • PflanzkübelAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 15
  • BannerrahmenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 10

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MülltrennaufkleberAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Zielgruppe und Location. Für Aussteller und Workshopleiter brauchst du danach feste Zusagefristen, damit der Messeplan nicht ständig geändert wird.
  • Erfasse pro Stand den Strombedarf, benötigte Möbel und die technische Ausstattung. Projektoren, Leinwände, Mikrofone und Verlängerungskabel lassen sich am Veranstaltungstag nur schwer nachorganisieren.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht nur nach einer groben Teilnehmerzahl bestellt wird.
  • Erstelle Wegweiser und Standbeschilderung, sobald die Standplätze zugewiesen sind. Drucksachen, Namensschilder und Infotafeln sollten spätestens eine Woche vor dem Aufbau vollständig vorliegen.
  • Sammle Präsentationen und Workshopmaterialien mindestens 3 Tage vor der Messe. Prüfe USB-Sticks, Laptops, Ladestationen und Kabelkanäle anschließend gemeinsam mit dem Messeplan.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Klima-Messe organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Location, Aussteller und Workshopleiter brauchen oft mehrere Abstimmungen, bevor du Anmeldungen und Einladungen veröffentlichen kannst.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Klima-Messe online gehen?
Veröffentliche es etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen und das Catering passend zu bestellen.
Wann muss der Messeplan für eine Klima-Messe fertig sein?
Eine vorläufige Version sollte etwa 3 Wochen vorher stehen, sobald die wichtigsten Aussteller zugesagt haben. Die endgültige Standverteilung und Beschilderung solltest du spätestens 7 Tage vor dem Aufbau abschließen.
Wie viel Vorlauf braucht die Technik bei einer Klima-Messe?
Prüfe Projektoren, Leinwände, Funkmikrofone, Lautsprecher und Stromanschlüsse mindestens 3 Tage vorher. Am Vortag sollten alle Präsentationen gesammelt und die Technik einmal am vorgesehenen Stand oder Workshopraum getestet werden.

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