Organiser un Salon du climat sans rien oublier
Un Salon du climat demande de coordonner les exposants, les ateliers, les inscriptions et la logistique du lieu dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve l’espace avant de confirmer les emplacements et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à finaliser les participants, le traiteur, les supports imprimés et la signalétique. Cette checklist rassemble les étapes du projet, du premier cadrage au contrôle de la liste des participants le jour de l’événement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Recenser les points d’alimentation électrique
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Créer le programme pour le site web
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Organiser l’enlèvement des déchets
Commander les imprimés
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Impression de la signalétique
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel d’information
3 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Tester la technique des présentations
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer les stands d'information
12 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Encadrer les séances photo
Annoncer le dernier élément du programme
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Suivi
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les frais
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 100
- Tables de bièreqté 6
- Tabourets de barqté 12
- Tentes de réceptionqté 6
- Comptoir d'inscription
- Présentoirs à dépliantsqté 8
- Porte-manteauxqté 2
- Tables de maquillageqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 12
- Clés USBqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Goulottes de câblesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Lanternesqté 8
Décoration
- Panneaux d’informationqté 12
- Ensembles de panneaux d’affichageqté 8
- Nappesqté 18
- Bacs à plantesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux indicateursqté 15
- Cadres de bannièreqté 6
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Carafes d’eauqté 10
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Verres doseursqté 3
- Boîtes de rangementqté 12
- Thermosqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Autocollants de tri des déchetsqté 12
- Balayette et pelleqté 3
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu avant de dessiner le plan du salon : vérifie les accès, les autorisations et au moins un point d’alimentation électrique par zone équipée. Cela évite de déplacer les stands ou de multiplier les rallonges au dernier moment.
- Demande aux exposants leurs besoins techniques et alimentaires dès l’inscription. Regroupe ces réponses au plus tard 3 semaines avant le salon pour commander le catering et répartir les prises, projecteurs et microphones.
- Prépare la signalétique en deux temps : conception des panneaux d’orientation, puis impression après validation du plan. Garde une marge d’au moins 7 jours pour corriger une salle, un stand ou un horaire erroné.
- Rassemble les présentations et teste le matériel d’atelier au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie chaque ordinateur, projecteur, écran, enceinte, microphone sans fil et clé USB avec les fichiers réellement utilisés.
- Ne traite pas l’accueil comme une formalité : imprime les badges nominatifs, prépare le comptoir d’inscription et contrôle la liste des participants la veille. Prévois aussi les porte-noms, les supports d’information et un emplacement clair pour les déchets.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un Salon du climat ?
- Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, contacter les exposants, obtenir les autorisations et publier les inscriptions. Commence idéalement 3 mois avant la date, surtout si plusieurs ateliers et intervenants sont prévus.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un Salon du climat ?
- Contacte-les environ 10 semaines avant l’événement, avec la date, le public visé, le programme prévisionnel et les dimensions disponibles. Relance les exposants non confirmés dans les 2 semaines suivantes afin de finaliser le plan du salon.
- Quand commander le traiteur pour un Salon du climat ?
- Commande le catering environ 3 semaines avant le salon, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Mets à jour le nombre de repas 5 à 7 jours avant l’événement si le prestataire l’accepte.
- Quand préparer les badges et la signalétique ?
- Prépare les badges nominatifs et valide les panneaux indicateurs au moins 7 jours avant l’ouverture. Imprime la version définitive après le dernier contrôle du plan, puis installe la signalétique la veille ou le matin même selon l’accès au lieu.
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