Boodschappenlijst voor een klimaatadaptatieavond

Voor een klimaatadaptatieavond heb je meer nodig dan stoelen en een presentatiescherm. Bezoekers bewegen tussen ontvangst, presentaties, workshops en infostands, waardoor techniek, tafelindeling en materialen goed op elkaar moeten aansluiten. Regel catering en printwerk op basis van het aantal aanmeldingen en houd extra materiaal achter de hand voor last-minute bezoekers. Deze boodschappenlijst helpt je controleren wat je moet kopen, lenen of meenemen voordat de locatie opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Presentatietafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 90
Herbruikbare drinkglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Schortenaantal 5

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Naambordhoudersaantal 20
Infopanelenaantal 8
Posterpresentatiestandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardstiftenaantal 16
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 100
Plakbriefjesaantal 30
Gekleurde stickersaantal 300
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Touwrollenaantal 4
Plantbakkenaantal 6
Regentonmodellenaantal 2
Grondmonstersetsaantal 6
Meetbekersaantal 12

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 kilogram
- Theezakjes - 150 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 250 gram
- Suiker - 1 kilogram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Citroenlimonade - 4 flessen
- Volkorenbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 6 broden
- Volkorenwraps - 40 stuks
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Belegen kaas - 1 kilogram
- Kruidenkaas - 750 gram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Vegetarische plakjes - 1 kilogram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 2 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Rucola - 1 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Bleekselderij - 1 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 1 kilogram
- Kikkererwten - 8 blikken
- Mais - 6 blikken
- Feta - 1 kilogram
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 500 milliliter
- Mayonaise - 1 pot
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Pesto - 4 potten
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Rozijnen - 1 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 6 kilogram
- Mandarijnen - 80 stuks
- Volkorenkoekjes - 10 pakken
- Havermoutrepen - 100 stuks
- Vegan muffins - 50 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrij brood - 2 broden
- Vegan beleg - 1 kilogram
- Zout - 500 gram
- Peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 100 gram
- Italiaanse kruiden - 100 gram
- Knoflook - 6 bollen
- Citroensap - 500 milliliter
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Vuilniszakken restafval - 40 stuks
- Vuilniszakken plastic - 20 stuks
- Vuilniszakken papier - 20 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Papieren servetten - 200 stuks

Tips

Zet per workshop één tafel klaar en leg het materiaal uiterlijk 24 uur van tevoren per onderdeel bij elkaar. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer te zoeken naar spullen voor de workshops.
Reken voor koffie en thee op minimaal 2 koppen per bezoeker en voor water of andere dranken op 2 tot 3 glazen per persoon. Koel de dranken enkele uren voor aanvang in koelboxen.
Test beamer, laptop, speakers en draadloze microfoon minstens 2 uur voor de start op de plek waar ze worden gebruikt. Neem per presentatietafel minimaal 1 stekkerdoos en een verlengkabel mee.
Maak voor de ontvangstbalie 1 naamkaartje per aangemelde bezoeker plus 10% reserve. Leg de naamkaartjes in naambordhouders en houd een geprinte bezoekerslijst bij de hand.
Voorzie elke infostand van een eigen tafelkleed en voldoende serveerschalen, -tangen of opscheplepels als er materiaal of hapjes worden uitgedeeld. Zet afvalbakken op minimaal 2 zichtbare plekken, bij de ontvangst en bij de catering.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een klimaatadaptatieavond?: Zorg in elk geval voor tafels en stoelen, ontvangstmeubilair, presentatietechniek, workshopmaterialen, herbruikbare bekers en glazen, cateringbenodigdheden, naamkaartjes en materiaal voor infostands. Controleer alles uiterlijk 24 uur voor de avond en test de techniek 2 uur vooraf.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een klimaatadaptatieavond?: Neem voor de hoofdruimte 1 stoel per aangemelde bezoeker en tel 10% reserve. Bij 50 aanmeldingen zet je dus 55 stoelen klaar; voor begeleiders en sprekers reserveer je daarnaast hun zitplaatsen.
Hoeveel bekers en glazen moet ik meenemen?: Reken op minimaal 2 koffiebekers en 2 tot 3 drinkglazen per bezoeker wanneer je tussendoor afwast of hergebruikt. Voor 50 bezoekers betekent dat 100 koffiebekers en 100 tot 150 drinkglazen, plus ongeveer 10% reserve.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een klimaatadaptatieavond doen?: Bestel catering en drukwerk uiterlijk 5 werkdagen vooraf en koop houdbare workshop- en presentatiespullen minimaal 2 dagen van tevoren. Haal gekoelde dranken en verse hapjes op de dag zelf en koel de dranken enkele uren voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.