Checklist voor een kledingruilbeurs organiseren

Een kledingruilbeurs loopt soepel als je vooraf niet alleen de kleding, maar ook de route van inleveren naar ruilen organiseert. Leg eerst de datum, locatie en ruilvoorwaarden vast en bepaal daarna hoeveel deelnemers en kledingstukken je aankunt. Richt de ruimte in met een aparte ontvangsttafel, inlevertafels, kledingrekken en paskamerschermen. Denk ook op tijd aan ruilbonnen, categorieposters, vrijwilligers, spiegels en een plan voor kleding die na afloop overblijft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Evenementdatum vastleggen
Ruilvoorwaarden opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kledingcategorieën bepalen
2 personen
Ruilbonnen ontwerpen
Bewegwijzering ontwerpen
Deelnemerslijst afdrukken
Leveranciers bevestigen
Voorraad kledinghoezen controleren
2 personen
Kledingrekken reserveren
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Ruilbonnen snijden
2 personen
Bewegwijzering printen
Materialen verzamelen
2 personen
Kleding sorteerlabels maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Kledingrekken opstellen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Paskamers inrichten
3 personen
Spiegels plaatsen
2 personen
Kledingcategorieën aanduiden
2 personen
Inlevertafel klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Ruilbonnen klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Muziek testen
Looproute controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Kleding innemen
3 personen
Kleding op kwaliteit controleren
3 personen
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
Kleding sorteren
4 personen
Kleding ophangen
4 personen
Bezoekers naar paskamers wijzen
Ruilproces uitleggen
2 personen
Kledingpresentatie aanvullen
3 personen
Kledingtafels bijvullen
2 personen
Kledingrekken ordenen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Paskamers netjes houden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste ruilronde aankondigen
Overgebleven kleding apart zetten
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kledingrekken afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Kleding per bestemming verpakken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven kleding doneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Deelnemers informeren over restkleding

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kledingrekkenaantal 10
Kledingtafelsaantal 8
Inlevertafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Stoelenaantal 20
Paskamerschermenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 120
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Kledingstomersaantal 2
Handspiegelsaantal 2

Decoratie

Staande spiegelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Categoriepostersaantal 12
Welkomstbord
Decoratieve plantenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Voorraadkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Kledingpresentatie

Kledinghangersaantal 500
Kledinghoezenaantal 150
Maatlabelsaantal 120
Kledingmandenaantal 20
Kledingzakkenaantal 100
Sorteerbakkenaantal 20

Organisatie

Ruilbonnenaantal 500
Polsbandjesaantal 150
Permanentmarkersaantal 20
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Papieren etikettenaantal 500

Catering

Boodschappen

Tips

Stel de ruilvoorwaarden uiterlijk bij de uitnodiging vast: vermeld hoeveel kledingstukken iemand mag inleveren, welke staat vereist is en hoeveel ruilbonnen daarvoor worden gegeven.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor de deuren opengaan. Zet ontvangst-, inlever- en kledingtafels eerst neer en voeg daarna kledingrekken, categorieposters en bewegwijzering toe.
Wijs minimaal één vrijwilliger toe aan de ontvangst en één aan het sorteren. Laat de ontvangst de deelnemerslijst en ruilbonnen beheren, zodat de sorteertafel niet tegelijk vragen en kleding hoeft te verwerken.
Voorzie per kledingcategorie een duidelijk gelabeld rek of tafel en houd een aparte plek vrij voor kleding die niet aan de voorwaarden voldoet. Zo belandt afgekeurde kleding niet opnieuw tussen de ruilvoorraad.
Regel drinken en stroom vóór de opbouw: koelboxen, waterkannen, thermoskannen, verlengkabels en stekkerdozen worden vaak pas gemist wanneer de ruimte al vol staat. Test kledingstomers en de speaker voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een kledingruilbeurs op te bouwen?: Reken voor een kleine tot middelgrote kledingruilbeurs op minimaal 2 uur opbouwtijd. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten na afloop voor het verzamelen van materialen, opruimen en afvoeren of teruggeven van overgebleven kleding.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kledingruilbeurs?: Plan bij ongeveer 30 deelnemers minstens 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en ruilbonnen, één voor sorteren en één voor algemene hulp. Voeg per 20 extra deelnemers ongeveer één vrijwilliger toe.
Wanneer moet ik de locatie voor een kledingruilbeurs reserveren?: Leg de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zodat je daarna de datum, uitnodigingen en aanmeldingen kunt plannen. Controleer meteen of kledingrekken, paskamerschermen, tafels en stroom beschikbaar zijn.
Hoeveel kledingrekken heb ik nodig voor een kledingruilbeurs?: Gebruik als richtlijn één kledingrek per 15 tot 20 deelnemers, aangevuld met tafels voor gevouwen kleding en accessoires. Reserveer minstens één extra rek of tafel voor kleding die nog gesorteerd moet worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.