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Kleidertauschbörse organisieren: die praktische Checkliste

Eine Kleidertauschbörse steht und fällt mit klaren Regeln, einem gut geplanten Raum und einem schnellen Empfang. Lege zuerst Datum, Ort und Tauschbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst oder online wirbst. Plane getrennte Bereiche für Annahme, Sortierung, Kleiderständer, Anprobe und Ausgabe ein. Die Checkliste hilft dir, 69 Aufgaben und 61 benötigte Dinge in der richtigen Reihenfolge zu erledigen – einschließlich Beschilderung, Tauschbons, Helfereinteilung und Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Veranstaltungsdatum festlegen

  • Tauschbedingungen festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kleidungskategorien festlegen

    2 Personen

  • Tauschgutscheine gestalten

  • Beschilderung entwerfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Lieferanten bestätigen

  • Bestand an Kleiderhüllen prüfen

    2 Personen

  • Kleiderständer reservieren

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Tauschbons zuschneiden

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Kleidersortieretiketten erstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    3 Personen

  • Spiegel aufstellen

    2 Personen

  • Kleiderkategorien kennzeichnen

    2 Personen

  • Abgabetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Tauschbons bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Musik testen

  • Laufweg prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kleidung entgegennehmen

    3 Personen

  • Kleidung auf Qualität prüfen

    3 Personen

  • Umtauschgutscheine verteilen

    2 Personen

  • Kleidung sortieren

    4 Personen

  • Kleidung aufhängen

    4 Personen

  • Besucher zu den Umkleiden weisen

  • Tauschprozess erklären

    2 Personen

  • Kleiderpräsentation auffüllen

    3 Personen

  • Kleidungstische auffüllen

    2 Personen

  • Kleiderständer ordnen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Umkleidekabinen ordentlich halten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Tauschrunde ankündigen

  • Übrig gebliebene Kleidung separat legen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kleiderständer abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Kleidung nach Zielort verpacken

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Kleidung spenden

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Teilnehmer über übrig gebliebene Kleidung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KleiderständerAnz. 10
  • KleidungstischeAnz. 8
  • AbgabetischeAnz. 2
  • Empfangstisch
  • StühleAnz. 20
  • UmkleidewändeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • KleiderdampferAnz. 2
  • HandspiegelAnz. 2

Dekoration

  • StandspiegelAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 12
  • KategorieposterAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Dekorative PflanzenAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • VorratskistenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Kleidungspräsentation

  • KleiderbügelAnz. 500
  • KleiderhüllenAnz. 150
  • GrößenetikettenAnz. 120
  • WäschekörbeAnz. 20
  • KleidersäckeAnz. 100
  • SortierboxenAnz. 20

Organisation

  • TauschgutscheineAnz. 500
  • ArmbänderAnz. 150
  • PermanentmarkerAnz. 20
  • KugelschreiberAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • AbdeckbandAnz. 6
  • ScherenAnz. 8
  • TackerAnz. 4
  • PapieretikettenAnz. 500

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Tauschbedingungen spätestens vor dem Versand der Einladungen fest: Definiere zum Beispiel, wie viele Kleidungsstücke jede Person mitbringen darf und ob nur saubere, tragbare Kleidung angenommen wird.
  • Plane den Empfang als eigenen Ablauf ein. Teilnehmerliste, Tauschbons, Abgabetische und Kleidersortieretiketten sollten vor Beginn bereitliegen, damit sich keine Schlange an der Annahme bildet.
  • Ordne die Kleidung nach festen Kategorien und beschrifte jeden Bereich gut sichtbar. Kategorieposter und Wegweiser sparen während der Veranstaltung Zeit und verhindern, dass Kleider auf den falschen Ständern landen.
  • Teste die Umkleide vor dem Einlass: Stelle Umkleidewände, Handspiegel und Standspiegel auf und prüfe, ob Verlängerungskabel, Beleuchtung und Kleiderständer sicher stehen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasser, Kaffee sowie Becher an einem festen Platz bereit. Wiederverwendbare Becher, Wasserkannen und Thermoskannen sollten vor dem Eintreffen der ersten Gäste vollständig vorbereitet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kleidertauschbörse organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Tauschbedingungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin kannst du Einladungen verschicken, online werben und Helfer einteilen.
Wie viele Helfer braucht eine Kleidertauschbörse?
Für eine kleine Kleidertauschbörse solltest du mindestens 3 bis 5 Helfer einplanen: zwei für Annahme und Ausgabe, mindestens eine Person für die Sortierung und eine Ansprechperson für den Ablauf. Bei mehreren Kleiderständern brauchst du zusätzliche Unterstützung.
Wann müssen Tauschbons und Beschilderung fertig sein?
Schneide Tauschbons und drucke die Beschilderung spätestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Am Vortag legst du Bons, Teilnehmerliste, Kategorieposter und Wegweiser gemeinsam mit den übrigen Materialien bereit.
Wie viel Platz braucht eine Kleidertauschbörse?
Plane neben den Kleiderständern mindestens 1 Meter Bewegungsfläche und einen separaten Bereich für Annahme und Anprobe ein. Für eine kleine Veranstaltung sind etwa 30 bis 50 Quadratmeter meist eine realistische Ausgangsgröße; Stühle, Tische und Abfallbehälter dürfen die Wege nicht blockieren.

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