Checklist pour organiser une bourse d’échange de vêtements

Une bourse d’échange de vêtements demande surtout une bonne circulation : dépôt, tri, choix des articles et passage en cabine doivent être clairement séparés. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’au rangement final. Prévoyez les portants, les tables de tri, les bons d’échange et la signalétique avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent principalement à confirmer les participants, répartir les bénévoles et préparer le matériel.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date de l'événement
Établir les conditions d’échange
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir les catégories de vêtements
2 personnes
Concevoir les bons d’échange
Concevoir la signalétique
Imprimer la liste des participants
Confirmer les fournisseurs
Vérifier le stock de housses de vêtements
2 personnes
Réserver des portants à vêtements
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Découper les bons d’échange
2 personnes
Imprimer la signalisation
Rassembler le matériel
2 personnes
Créer des étiquettes de tri pour vêtements
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Aménager les cabines d’essayage
3 personnes
Installer les miroirs
2 personnes
Indiquer les catégories de vêtements
2 personnes
Installer la table de remise
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer les bons d'échange
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester la musique
Vérifier le parcours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Recevoir les vêtements
3 personnes
Contrôler la qualité des vêtements
3 personnes
Distribuer les bons d’échange
2 personnes
Trier les vêtements
4 personnes
Suspendre les vêtements
4 personnes
Orienter les visiteurs vers les cabines d’essayage
Expliquer la procédure d’échange
2 personnes
Compléter la présentation des vêtements
3 personnes
Réapprovisionner les tables de vêtements
2 personnes
Organiser les portants à vêtements
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Maintenir les cabines d’essayage en ordre
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour d’échange
Mettre à part les vêtements restants
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les portants à vêtements
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les vêtements par destination
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire don des vêtements restants
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Informer les participants des vêtements restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Portants à vêtementsqté 10
Tables de vêtementsqté 8
Tables de dépôtqté 2
Table d’accueil
Chaisesqté 20
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 120
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth
Défroisseurs vapeurqté 2
Miroirs à mainqté 2

Décoration

Miroirs sur piedqté 4
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Affiches de catégorieqté 12
Panneau d’accueil
Plantes décorativesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Bacs de stockageqté 12
Pains de glaceqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Présentation des vêtements

Cintresqté 500
Housses à vêtementsqté 150
Étiquettes de tailleqté 120
Paniers à vêtementsqté 20
Sacs pour vêtementsqté 100
Bacs de triqté 20

Organisation

Bons d’échangeqté 500
Braceletsqté 150
Marqueurs permanentsqté 20
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Étiquettes en papierqté 500

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles d’échange avant d’envoyer les invitations : nombre maximal d’articles, catégories acceptées, état attendu et éventuelles limites par participant. Vous éviterez de devoir répondre à ces questions au cas par cas.
Prévoyez au moins trois zones distinctes dans la salle : accueil et dépôt, tri des vêtements, puis espace de choix avec cabines. Installez les affiches de catégorie à hauteur des yeux et gardez les tables de dépôt près de l’entrée.
Préparez les bons d’échange et la liste des participants au plus tard la veille. Découper les bons le jour même prend du temps, surtout si plusieurs bénévoles doivent comprendre le même système.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter uniquement sur l’équipe d’installation. Il faut des personnes à l’accueil, au tri, dans l’espace vêtements et au rangement pendant toute la durée de la bourse.
Testez les branchements avant l’arrivée du public si vous utilisez bouilloires, machines à café, défroisseurs ou enceinte. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires, puis gardez les câbles hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse d’échange de vêtements ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, fixer les conditions, créer le formulaire et lancer les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour les inscriptions, le matériel, les bons et l’installation.
Combien de bénévoles faut-il pour une bourse d’échange de vêtements ?: Pour une petite bourse, comptez 1 bénévole à l’accueil, 2 au tri et 2 dans l’espace de choix, soit au moins 5 personnes par créneau. Ajoutez 2 personnes pour l’installation et le rangement si ces opérations se déroulent en dehors des horaires d’ouverture.
Comment organiser les vêtements dans une bourse d’échange ?: Définissez les catégories avant le jour J et attribuez une table ou un portant à chacune. Gardez une zone séparée pour le dépôt et le tri, afin que les articles nouvellement apportés ne mélangent pas les vêtements déjà disponibles.
Quand préparer les bons d’échange et la signalétique ?: Concevez les modèles au moins 7 jours avant l’événement et imprimez-les 2 à 3 jours avant. Découpez les bons, préparez les étiquettes de tri et vérifiez tous les panneaux la veille de l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.