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Checklist para organizar una feria de intercambio de ropa

Una feria de intercambio de ropa necesita más organización que una simple mesa de prendas. Primero reserva el lugar y fija las condiciones; después gestiona las inscripciones, la difusión y los voluntarios. En los días previos tendrás que preparar categorías, vales, carteles y percheros. Esta checklist reúne 69 tareas y 61 materiales para que la recepción, el intercambio, los probadores y la zona de bebidas estén listos a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Reservar el lugar

  • Fijar la fecha del evento

  • Establecer las condiciones de intercambio

    2 personas

  • Crear formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Publicar la promoción en línea

  • Colgar pósters

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Asignar voluntarios

    2 personas

  • Definir las categorías de ropa

    2 personas

  • Diseñar vales de intercambio

  • Diseñar la señalización

  • Imprimir la lista de participantes

  • Confirmar proveedores

  • Comprobar el stock de fundas para ropa

    2 personas

  • Reservar percheros

  • Hacer la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Cortar vales de intercambio

    2 personas

  • Imprimir señalización

  • Reunir los materiales

    2 personas

  • Hacer etiquetas para clasificar ropa

    2 personas

  • Enfriar bebidas

    2 personas

  • Montar percheros

    4 personas

  • Montar mesas

    4 personas

  • Montar los probadores

    3 personas

  • Colocar espejos

    2 personas

  • Indicar las categorías de ropa

    2 personas

  • Preparar la mesa de entrega

    2 personas

  • Preparar la mesa de recepción

    2 personas

  • Dejar listas las fichas de intercambio

  • Montar el punto de café

    2 personas

  • Montar aperitivos

    2 personas

  • Colocar puntos de recogida de basura

    2 personas

  • Probar la música

  • Comprobar la ruta de circulación

    2 personas

  • Instruir a los voluntarios

    2 personas

Evento

  • Recibir a los visitantes

    3 personas

  • Ajustar la ropa

    3 personas

  • Comprobar la calidad de la ropa

    3 personas

  • Distribuir vales

    2 personas

  • Clasificar la ropa

    4 personas

  • Colgar la ropa

    4 personas

  • Indicar a los visitantes los probadores

  • Explicar el proceso de intercambio

    2 personas

  • Completar la presentación de ropa

    3 personas

  • Reponer las mesas de ropa

    2 personas

  • Organizar los percheros

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Reponer aperitivos

    2 personas

  • Recoger la basura

    2 personas

  • Mantener los probadores ordenados

    2 personas

  • Registrar objetos perdidos

  • Anunciar la última ronda de intercambio

  • Separar la ropa sobrante

    3 personas

  • Despedir a los visitantes

    2 personas

Seguimiento

  • Desmontar los percheros

    4 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Empaquetar la ropa por destino

    4 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Retirar los residuos

    2 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Contar los materiales

    2 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Donar la ropa sobrante

    2 personas

  • Guardar los objetos perdidos

  • Informar a los participantes sobre la ropa sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Percheroscant. 10
  • Mesas para ropacant. 8
  • Mesas de entregacant. 2
  • Mesa de recepción
  • Sillascant. 20
  • Biombos para probadorescant. 4
  • Percheroscant. 4
  • Papeleracant. 6

Vajilla

  • Tazas reutilizablescant. 120
  • Vasoscant. 120
  • Platoscant. 120
  • Cubiertoscant. 120
  • Bandejas de servircant. 12
  • Pinzas para servircant. 8

Equipo

  • Teterascant. 3
  • Máquinas de cafécant. 2
  • Neveras portátilescant. 4
  • Cables alargadorescant. 4
  • Regletascant. 4
  • Altavoz Bluetooth
  • Vaporizadores de ropacant. 2
  • Espejos de manocant. 2

Decoración

  • Espejos de piecant. 4
  • Mantelescant. 10
  • Carteles direccionalescant. 12
  • Pósteres de categoríacant. 12
  • Cartel de bienvenida
  • Plantas decorativascant. 8

Cocina

  • Termoscant. 6
  • Jarras de aguacant. 6
  • Bandejas de servircant. 12
  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillos de pancant. 3
  • Pinzascant. 6
  • Cajas de almacenamientocant. 12
  • Acumuladores de fríocant. 20

Iluminación

  • Guirnaldas de luces LEDcant. 6
  • Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

  • Aspiradora
  • Fregonascant. 3
  • Cuboscant. 3
  • Paños de limpiezacant. 20
  • Escobas de manocant. 3
  • Recogedor y escobacant. 3

Presentación de ropa

  • Perchascant. 500
  • Fundas para ropacant. 150
  • Etiquetas de tallacant. 120
  • Cestas para ropacant. 20
  • Fundas para ropacant. 100
  • Bandejas de clasificacióncant. 20

Organización

  • Vales de canjecant. 500
  • Pulserascant. 150
  • Rotuladores permanentescant. 20
  • Bolígrafoscant. 30
  • Portapapelescant. 6
  • Rollos de cinta adhesivacant. 8
  • Cinta de pintorcant. 6
  • Tijerascant. 8
  • Grapadorascant. 4
  • Etiquetas de papelcant. 500

Catering

  • Compras

Consejos

  • Define por escrito qué prendas se aceptan, cuántas puede aportar cada persona y cómo se entregan los vales. Comunica estas condiciones al menos 2 semanas antes para evitar discusiones en la recepción.
  • Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista de participantes, calcular las bebidas y asignar voluntarios a recepción, clasificación, probadores y montaje.
  • Reserva los percheros, mesas de entrega, biombos y espejos con al menos 2 semanas de antelación. Para el montaje, deja entre 60 y 90 minutos antes de abrir y separa claramente recepción, ropa clasificada, probadores y prendas retiradas.
  • Prepara las etiquetas de categorías, los vales y la señalización 3 días antes. Imprime entre un 10 % y un 15 % más de vales y carteles de los que calcules para cubrir errores o participantes de última hora.
  • Enfría las bebidas el mismo día y asigna a una persona para reponer agua, café y té durante el evento. Ten vasos, tazas, platos y cubiertos reutilizables listos antes de que llegue el primer participante, no durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de intercambio de ropa?
Empieza entre 4 y 6 semanas antes: reserva el lugar, fija la fecha y define las condiciones de intercambio. La promoción y el formulario de inscripción deberían estar activos al menos 3 semanas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de intercambio de ropa?
Para un evento pequeño, calcula 4 o 5 voluntarios: una persona en recepción, dos para clasificar y atender la ropa, una para los probadores y otra para bebidas o apoyo. Si esperas más de 40 participantes, añade al menos 2 personas.
¿Cuándo hay que preparar los vales y las etiquetas de la ropa?
Corta los vales y prepara las etiquetas entre 2 y 3 días antes. Imprime un 10 % o 15 % adicional y ordénalos por categorías para que la recepción no se bloquee.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de intercambio de ropa?
Reserva entre 60 y 90 minutos para montar percheros, mesas, señalización, probadores y bebidas. Haz una comprobación final 30 minutos antes de abrir para detectar cables, etiquetas o materiales que falten.

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