Zo organiseer je een kledingruilbeurs

Begin met de locatie, datum en ruilvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt. Bepaal hoeveel kleding iemand mag meenemen, welke items worden geaccepteerd en hoe de ruilbonnen werken. Regel daarna de aanmeldingen, vrijwilligers en inrichting: ontvangst, inleveren, sorteren, passen en ruilen moeten logisch op elkaar aansluiten. Reserveer kledingrekken en tafels op tijd en test de looproute vooraf. Zo voorkom je lange wachtrijen, zoekgeraakte kleding en een overvolle ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Evenementdatum vastleggen
3
Ruilvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie online plaatsen
7
Posters ophangen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Kledingcategorieën bepalen
2 personen
12
Ruilbonnen ontwerpen
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Leveranciers bevestigen
16
Voorraad kledinghoezen controleren
2 personen
17
Kledingrekken reserveren
18
Boodschappenlijst maken
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Ruilbonnen snijden
2 personen
21
Bewegwijzering printen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Kleding sorteerlabels maken
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Kledingrekken opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Paskamers inrichten
3 personen
28
Spiegels plaatsen
2 personen
29
Kledingcategorieën aanduiden
2 personen
30
Inlevertafel klaarzetten
2 personen
31
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
32
Ruilbonnen klaarleggen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes uitstallen
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Muziek testen
37
Looproute controleren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Kleding innemen
3 personen
41
Kleding op kwaliteit controleren
3 personen
42
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
43
Kleding sorteren
4 personen
44
Kleding ophangen
4 personen
45
Bezoekers naar paskamers wijzen
46
Ruilproces uitleggen
2 personen
47
Kledingpresentatie aanvullen
3 personen
48
Kledingtafels bijvullen
2 personen
49
Kledingrekken ordenen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes bijvullen
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Paskamers netjes houden
2 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Laatste ruilronde aankondigen
57
Overgebleven kleding apart zetten
3 personen
58
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Kledingrekken afbreken
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Kleding per bestemming verpakken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen tellen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven kleding doneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen bewaren
69
Deelnemers informeren over restkleding

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kledingrekkenaantal 10
Kledingtafelsaantal 8
Inlevertafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Stoelenaantal 20
Paskamerschermenaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 120
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker
Kledingstomersaantal 2
Handspiegelsaantal 2

Decoratie

Staande spiegelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Categoriepostersaantal 12
Welkomstbord
Decoratieve plantenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Voorraadkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Kledingpresentatie

Kledinghangersaantal 500
Kledinghoezenaantal 150
Maatlabelsaantal 120
Kledingmandenaantal 20
Kledingzakkenaantal 100
Sorteerbakkenaantal 20

Organisatie

Ruilbonnenaantal 500
Polsbandjesaantal 150
Permanentmarkersaantal 20
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Papieren etikettenaantal 500

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de ruilvoorwaarden uiterlijk bij de uitnodiging vast. Vermeld bijvoorbeeld het maximumaantal kledingstukken, de staat waarin kleding moet verkeren en wat er met niet-geruilde items gebeurt.
Plan de ontvangst als een apart proces. Zet een inlevertafel en ontvangsttafel klaar, maak sorteerlabels per kledingcategorie en druk de deelnemerslijst af voordat de eerste bezoeker komt.
Werk met voldoende vrijwilligers op piekmomenten: minimaal één persoon bij de ontvangst, één bij het sorteren en één bij vragen of de paskamers. Geef iedereen vooraf een duidelijke taak en start 30 minuten eerder met de briefing.
Maak de kledingindeling zichtbaar met categorieposters en pijlborden. Houd kledingrekken vrij voor hangende items en gebruik kledingtafels voor gevouwen kleding, zodat deelnemers niet alles tegelijk overhoop halen.
Regel drank en techniek vóór de opbouw klaar is. Koel dranken vooraf, controleer verlengkabels en stekkerdozen en zet spiegels, kledingstomers en paskamerschermen op hun plaats voordat de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kleding mag je meenemen naar een kledingruilbeurs?: Kies één duidelijke limiet en zet die in het aanmeldformulier en op de uitnodiging, bijvoorbeeld maximaal 5 kledingstukken per deelnemer. Zo kun je het aantal rekken, tafels en ruilbonnen vooraf inschatten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kledingruilbeurs?: Reken bij een kleine beurs op minimaal 3 vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor sorteren en één voor vragen en passen. Bij meer dan 50 deelnemers voeg je per 25 deelnemers ongeveer één extra vrijwilliger toe.
Wanneer moet je een kledingruilbeurs promoten?: Begin minimaal 3 weken vooraf met online promotie en uitnodigingen. Hang posters uiterlijk 2 weken voor de beurs op en sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst, ruilbonnen en voorraad kunt voorbereiden.
Hoe richt je een kledingruilbeurs overzichtelijk in?: Zet ontvangst en inleveren bij de ingang, sorteer de kleding direct per categorie en plaats de kledingrekken daarna in een duidelijke looproute. Reserveer daarnaast een aparte plek voor passen met schermen en spiegels; trek hiervoor minstens 30 minuten uit tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.