Checklist voor een klassiek muziekfestival organiseren

Een klassiek muziekfestival vraagt om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en programma, daarna musici, bezoekersregistratie en techniek. Plan repetitietijden naast de concerttijden en werk vroeg aan podiumindeling, stoelenplan en muziekpartijen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar programmaboekjes, catering, vrijwilligers en parkeerinformatie. Deze checklist bevat 72 taken en 67 spullen, zodat je zowel de voorbereiding als de festivaldag kunt afvinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en concerttijden bepalen
3 personen
Musici en ensembles bevestigen
2 personen
Repetitietijden met musici afstemmen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
Programmaboekje samenstellen
2 personen
Programmaboekjes laten drukken
Medewerkers en vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst voor festivaldag maken
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Stoelenplan voor bezoekers maken
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Muziekpartijen per ensemble sorteren
2 personen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Weersverwachting controleren
Bezoekersaantallen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Instrumenten veilig klaarzetten
3 personen
Locatie openen
2 personen
Podiumvloeren plaatsen
4 personen
Podiumdoeken ophangen
3 personen
Stoelen voor musici opstellen
3 personen
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
Bezoekersstoelen opstellen
5 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons en kabels testen
3 personen
Instrumenten stemmen
5 personen
Repetitie met alle ensembles
12 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Musici ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma-uitgifte verzorgen
3 personen
Openingsconcert begeleiden
3 personen
Pauzebuffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
3 personen
Middagconcert begeleiden
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Avondbuffet voorbereiden
5 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Slotconcert begeleiden
3 personen
Vertrek van bezoekers begeleiden
4 personen

Nazorg

Instrumenten veilig inpakken
5 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet en keuken opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Podium en decoratie afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan musici sturen
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bezoekersstoelenaantal 320
Artiestenstoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledinghangersaantal 120

Apparatuur

Digitale piano
Vleugelbank
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Versterker
DI-boxenaantal 3
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Gaffer tapeaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 24
Lessenaarslampjesaantal 24
Metronomenaantal 3
Portofoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer
Pinautomatenaantal 2
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Pianokruk

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 250
Bordenaantal 350
Dessertbordjesaantal 350
Vorkenaantal 350
Messenaantal 350
Koffielepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Krattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar
Rubberen handschoenenaantal 12
Handdoekrollenaantal 8

Tips

Leg programma, concerttijden en repetitietijden tegelijk vast. Reserveer per ensemble een eigen repetitieblok en houd daarnaast tijd vrij voor opbouw en technische controle.
Controleer de podiumindeling op de bezetting van elk ensemble. Een vleugel, digitale piano, muzieklessenaars en artiestenstoelen moeten vóór de eerste repetitie op de juiste plek staan.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival. Bevestig daarna het bezoekersaantal aan de catering en maak het stoelenplan definitief.
Stuur parkeerinformatie en praktische festivalinformatie niet pas met het programmaboekje mee. Verstuur deze gegevens zodra online aanmelden sluit, zodat bezoekers hun reis kunnen plannen.
Maak voor de festivaldag één contactlijst met medewerkers, vrijwilligers, musici en technische aanspreekpunten. Controleer de avond ervoor weersverwachting, stroomhaspels, verlengkabels, microfoons en wegwijzerborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en musici. Open de online aanmeldingen ongeveer 8 tot 10 weken voor het festival en leg materialen en catering uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik het programma van een klassiek muziekfestival definitief maken?: Maak het programma bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf definitief. Dan kun je uitnodigingen versturen, concerttijden communiceren, muziekpartijen sorteren en het programmaboekje laten drukken.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een klassiek muziekfestival?: Gebruik het bevestigde bezoekersaantal als basis en maak het stoelenplan uiterlijk 1 week vooraf. Tel daarnaast de artiestenstoelen apart mee per ensemble, zodat bezoekersstoelen niet tijdens de opbouw worden verplaatst.
Wanneer regel ik techniek en repetities voor een klassiek muziekfestival?: Stem repetitietijden direct na de bevestiging van de musici af en controleer de technische benodigdheden uiterlijk 2 weken vooraf. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, versterker en stroomaansluitingen nogmaals op de opbouwdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.