Checklist pour organiser un festival de musique classique

Un festival de musique classique demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et le public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez le programme, les horaires de répétition et les inscriptions. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les partitions, la scène, les livrets, le plan des places et le matériel audio. Cette checklist regroupe 72 tâches et 67 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’au classement des programmes le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
Définir le programme et les horaires du concert
3 personnes
Confirmer les musiciens et les ensembles
2 personnes
Coordonner les horaires de répétition avec les musiciens
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Faire les réservations de matériel
2 personnes
Composer le programme
2 personnes
Faire imprimer les livrets du programme
Répartir le personnel et les bénévoles
2 personnes
Créer la liste de contacts pour le jour du festival
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Préparer le plan des places pour les visiteurs
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Classer les partitions par ensemble
2 personnes
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Passer la commande traiteur
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de visiteurs
Faire les courses
3 personnes
Classer les programmes
2 personnes
Installer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les planchers de scène
4 personnes
Suspendre les tentures de scène
3 personnes
Installer des chaises pour les musiciens
3 personnes
Installer les pupitres de musique
3 personnes
Installer les chaises pour les visiteurs
5 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones et les câbles
3 personnes
Accorder les instruments
5 personnes
Répétition avec tous les ensembles
12 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer la distribution du programme
3 personnes
Encadrer le concert d'ouverture
3 personnes
Servir le buffet de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
3 personnes
Accompagner le concert de l’après-midi
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Préparer le buffet du soir
5 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Animer le concert du soir
3 personnes
Accompagner le concert de clôture
3 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
4 personnes

Suivi

Emballer les instruments en toute sécurité
5 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Démonter la scène et la décoration
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux musiciens
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 320
Chaises pour artistesqté 30
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 8
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 12
Portantsqté 4
Poubellesqté 10
Cintresqté 120

Équipement

Piano numérique
Canapé à ailettes
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Amplificateur
Boîtiers DIqté 3
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Ruban gafferqté 8
Pupitres de musiqueqté 24
Lampes de pupitreqté 24
Métronomesqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Distributeurs automatiquesqté 2
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 14
Porte-nomsqté 30
Tabouret de piano

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 250
Assiettesqté 350
Assiettes à dessertqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillères à caféqté 200
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Caissesqté 20

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gants en caoutchoucqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Conseils

Bloquez le programme et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions : les visiteurs doivent connaître la durée du concert, les ensembles annoncés et les modalités d’accès dès leur inscription.
Prévoyez les répétitions avec les musiciens au moins 2 à 3 semaines avant le festival. Regroupez ensuite les partitions par ensemble et gardez un exemplaire de secours pour chaque formation.
Testez le piano numérique, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les boîtiers DI lors d’une répétition complète, pas seulement le matin du concert. Vérifiez aussi les rallonges, enrouleurs électriques et pieds de micro.
Préparez le plan des places et la signalétique avant l’impression des livrets. Comptez les chaises visiteurs, les chaises artistes et les tables de buffet séparément afin d’éviter un réaménagement de dernière minute.
Confirmez le nombre de visiteurs et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le festival. Passez ensuite la commande traiteur et transmettez les informations de parking avec les horaires définitifs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique classique ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les artistes, le lieu et le programme devraient être confirmés au moins 8 semaines avant l’événement, afin de laisser le temps aux répétitions, aux inscriptions et aux réservations techniques.
Quand envoyer les invitations pour un festival de musique classique ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le festival et ouvrez les inscriptions en ligne au même moment. Faites un rappel 10 à 14 jours avant, avec le programme, le parking et les horaires actualisés.
Quand vérifier le matériel technique du concert ?: Faites une première vérification 2 semaines avant, puis un test complet avec les musiciens au plus tard la veille. Contrôlez notamment les microphones, les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage et les câbles.
Quand confirmer le nombre de visiteurs et la commande traiteur ?: Confirmez les inscriptions 5 à 7 jours avant le festival. Utilisez ce chiffre pour finaliser la commande traiteur, les besoins alimentaires, les tables de buffet et la répartition des places.

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