Checklist para organizar un festival de música clásica

Un festival de música clásica necesita una coordinación precisa entre artistas, público, equipo técnico y voluntarios. Empieza por fijar la fecha y el lugar, cerrar el programa y confirmar músicos antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que encajar ensayos, distribución del escenario, asientos, sonido, partituras, catering y señalización. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en el orden correcto y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
Definir el programa y los horarios del concierto
3 personas
Confirmar músicos y conjuntos
2 personas
Coordinar los horarios de ensayo con los músicos
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Hacer reservas de material
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
Asignar personal y voluntarios
2 personas
Crear lista de contactos para el día del festival
Definir la distribución del escenario
2 personas
Hacer el plan de asientos para los visitantes
2 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Clasificar las partituras por conjunto
2 personas
Comprobar el material técnico
2 personas
Realizar el pedido de catering
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el número de visitantes
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los programas de mano
2 personas
Preparar los instrumentos de forma segura
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar los suelos del escenario
4 personas
Colgar lonas del escenario
3 personas
Colocar sillas para músicos
3 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar sillas para asistentes
5 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar micrófonos y cables
3 personas
Afinar los instrumentos
5 personas
Ensayo con todos los conjuntos
12 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Colgar señalizadores
2 personas
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los músicos
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Encargarse de la distribución del programa
3 personas
Acompañar el concierto inaugural
3 personas
Servir el buffet del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
3 personas
Acompañar el concierto de la tarde
3 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Preparar el buffet de la noche
5 personas
Servir el buffet de la noche
5 personas
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Coordinar el concierto de clausura
3 personas
Guiar la salida de los visitantes
4 personas

Seguimiento

Empaquetar los instrumentos de forma segura
5 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Ordenar el bufé y la cocina
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Desmontar el escenario y la decoración
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los músicos
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para visitantescant. 320
Sillas para artistascant. 30
Mesas plegablescant. 12
Mesas bistrocant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Piezas de escenariocant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10
Perchascant. 120

Equipo

Piano digital
Banco de alas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Amplificador
Cajas DIcant. 3
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Cinta gaffercant. 8
Atriles de músicacant. 24
Lámparas de atrilcant. 24
Metrónomoscant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Portátilcant. 2
Impresora
Cajeros automáticoscant. 2
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Telones de escenariocant. 6
Arreglos floralescant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 14
Portanombrescant. 30
Taburete de piano

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 350
Copas de vinocant. 250
Platoscant. 350
Platos de postrecant. 350
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 350
Cucharillas de cafécant. 200
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 30

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cajonescant. 20

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Guantes de gomacant. 12
Rollos de toallacant. 8

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los horarios del concierto antes de diseñar las invitaciones. Reserva también un margen concreto para los ensayos y comunica a cada conjunto su hora de llegada.
Abre las inscripciones cuando el programa y la información práctica estén definidos. Pide las preferencias dietéticas desde el formulario y envía los datos de aparcamiento al menos una semana antes.
Prepara las partituras por conjunto y comprueba los atriles, lámparas, micrófonos y cables durante el montaje. Haz una prueba de sonido completa antes de que lleguen los visitantes, no durante la apertura de puertas.
Confirma el número de visitantes entre 3 y 5 días antes para ajustar el catering, las sillas y los programas impresos. Imprime algunos ejemplares adicionales y clasifícalos antes del día del festival.
Asigna a cada voluntario una función y un horario, y reúne los teléfonos en una lista de contactos para el día del festival. Revisa el pronóstico del tiempo 48 horas antes y adapta las indicaciones de acceso si fuera necesario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música clásica?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varios músicos o conjuntos. La fecha, el lugar, el programa y las reservas de material deberían quedar cerrados como mínimo 8 semanas antes.
¿Cuándo se deben confirmar los músicos y los horarios de ensayo?: Confirma los músicos antes de publicar el programa y fija los ensayos al menos 3 semanas antes del festival. Envía a cada conjunto su horario, lugar de llegada y necesidades técnicas por escrito.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y encargar el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, según la capacidad del lugar. Usa ese número final para hacer el pedido de catering, ajustar las mesas y preparar los programas de mano.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un festival de música clásica?: Revisa el escenario, los asientos, el piano digital, los atriles, el sonido, la iluminación y la señalización. Comprueba también las partituras, la lista de contactos, el material del catering y el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes.

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