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Checkliste für ein klassisches Musikfestival

Ein klassisches Musikfestival braucht früh festgelegte Abläufe: Datum und Ort stehen vor den Einladungen, Programm und Konzertzeiten vor der Anmeldung. Plane Proben, Bühnenaufteilung und Sitzplätze so, dass Ensembles am Festivaltag ohne Leerlauf wechseln können. Technik, Noten und Beleuchtung werden nicht erst beim Aufbau geprüft. Auch Ernährungswünsche, Parkinformationen, Programmhefte und die Einteilung der Helfer gehören rechtzeitig in den Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Festivaldatum und -ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Konzertzeiten festlegen

    3 Personen

  • Musiker und Ensembles bestätigen

    2 Personen

  • Probenzeiten mit den Musikern abstimmen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Materialreservierungen erstellen

    2 Personen

  • Programmheft zusammenstellen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken lassen

  • Mitarbeiter und Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste für den Festivaltag erstellen

  • Bühnenaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Sitzplan für Besucher erstellen

    2 Personen

  • Musikpartituren sammeln

    2 Personen

  • Musikstücke je Ensemble sortieren

    2 Personen

  • Technische Utensilien prüfen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherzahlen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Programmhefte sortieren

    2 Personen

  • Instrumente sicher bereitstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Podestböden aufstellen

    4 Personen

  • Bühnentücher aufhängen

    3 Personen

  • Stühle für Musiker aufstellen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    3 Personen

  • Besucherbestuhlung aufstellen

    5 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone und Kabel testen

    3 Personen

  • Instrumente stimmen

    5 Personen

  • Probe mit allen Ensembles

    12 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programmausgabe organisieren

    3 Personen

  • Eröffnungskonzert begleiten

    3 Personen

  • Pausebuffet servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    3 Personen

  • Nachmittagskonzert begleiten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Abendbuffet vorbereiten

    5 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Abendkonzert betreuen

    3 Personen

  • Abschlusskonzert begleiten

    3 Personen

  • Abreise der Besucher begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher einpacken

    5 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Buffet und Küche aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    5 Personen

  • Bühne und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht an die Musiker senden

  • Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Besucher-StühleAnz. 320
  • KünstlerstühleAnz. 30
  • KlappischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KleiderbügelAnz. 120

Ausstattung

  • Digitalpiano
  • Flügelbank
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • Verstärker
  • DI-BoxenAnz. 3
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • Gaffer TapeAnz. 8
  • NotenpulteAnz. 24
  • LeselampenAnz. 24
  • MetronomeAnz. 3
  • FunkgeräteAnz. 8
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • KartenterminalsAnz. 2
  • LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 4

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • Klavierhocker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 180
  • WassergläserAnz. 350
  • WeingläserAnz. 250
  • TellerAnz. 350
  • DesserttellerAnz. 350
  • GabelnAnz. 350
  • MesserAnz. 350
  • KaffeelöffelAnz. 200
  • ServierschalenAnz. 24
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 30

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • KistenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • Reinigungswagen
  • GummihandschuheAnz. 12
  • HandtuchrollenAnz. 8

Tipps

  • Lege Programm und Konzertzeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Besucher ihre Anmeldung nach konkreten Uhrzeiten planen und Musiker wissen, wann Proben stattfinden.
  • Bestätige Musiker und Ensembles frühzeitig und stimme die Probenzeiten schriftlich ab. Sammle die Partituren anschließend je Ensemble und sortiere die Musikstücke in der Reihenfolge des Programms.
  • Prüfe die Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag. Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, DI-Boxen sowie Kabeltrommeln und Verlängerungskabel sollten vor dem Aufbau gemeinsam getestet werden.
  • Erstelle Sitzplan und Bühnenaufteilung getrennt voneinander. Besucher-Stühle, Künstlerstühle, Notenpulte und Leselampen brauchen unterschiedliche Positionen und dürfen sich beim Musikerwechsel nicht gegenseitig behindern.
  • Schließe Catering, Parkinformationen und Programmhefte spätestens vor der finalen Besucherzahl ab. Sortiere die Hefte vor dem Einlass und lege Wegweiser, Programmschilder und Abfallbehälter an den vorgesehenen Stellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein klassisches Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 3 bis 6 Monate vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Programm, Musiker, Proben, Technik, Catering und Helfer nacheinander verbindlich planen.
Wann sollte man die Einladungen für ein klassisches Musikfestival verschicken?
Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort, Programm und Konzertzeiten feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Öffne die Online-Anmeldung direkt danach, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Helfer braucht ein klassisches Musikfestival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass und Anmeldung, eine für Musikerbetreuung und eine für Technik oder Bühnenwechsel ein. Bei mehreren Konzerten oder mehr als 100 Gästen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Helfer für Sitzplätze, Catering und Orientierung einteilen.
Wann muss die Technik für ein klassisches Musikfestival geprüft werden?
Führe eine vollständige Prüfung spätestens 1 bis 2 Wochen vorher durch und teste die aufgebauten Geräte zusätzlich am Festivaltag. Kontrolliere dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verstärker, Kabel, Digitalpiano und Beleuchtung gemeinsam im vorgesehenen Raum.

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