Checklist voor een klassiek muziekfestival organiseren

Een klassiek muziekfestival vraagt om meer dan een programma en een podium. Artiesten moeten op tijd beschikken over repertoire, speeltijden en praktische informatie, terwijl zaal, techniek en publieksontvangst op elkaar aansluiten. Plan eerst datum, ensembles en programma; werk daarna aan aanmeldingen, reserveringen en vrijwilligers. In de laatste week controleer je muziekpartijen, lessenaaropstelling, verlichting, kabels en catering. Deze checklist helpt je de 67 taken in een logische volgorde af te werken, zonder dat details op de festivaldag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en ensembles bevestigen
2 personen
Repertoire en speeltijden verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Routebeschrijving verspreiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Podiumvloer reinigen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Pianokruk en stoelen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksroute vrijmaken
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Instrumenten uitladen
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingsconcert begeleiden
3 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tweede concert begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondconcert begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Podium leegmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Artiestenspullen naleveren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Artiestenstoelenaantal 24
Pianokrukkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 220
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Dirigentenlessenaar
Digitale piano
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 4
Zaklampenaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2
Rolwagensaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Espressokopjesaantal 60
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 30

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Poetsdoekenaantal 30
Reinigingssprayaantal 6
Handvegersaantal 4

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 220
Naambadgesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Pennenaantal 30
Registratielijstenaantal 10
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 8
A4-mappenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampen voor nooduitgangenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg repertoire, speeltijden en bezetting uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zo kun je muziekpartijen verzamelen, artiesteninformatie versturen en het programma afdrukken zonder last-minute wijzigingen.
Stuur uitnodigingen en routebeschrijving tegelijk uit en sluit aanmeldingen bijvoorbeeld 10 dagen voor het festival. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor stoelen, catering, waterglazen en koffie- en espressokopjes.
Maak 7 dagen vooraf een technisch podiumplan. Controleer digitale piano, muzieklessenaars, microfoons, mengpaneel, luidsprekers, monitoren, verlengkabels en stekkerdozen; leg kabelgoten en kabelbinders klaar voor de opbouw.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst podiumdelen en trappen, daarna stoelen en tafels, vervolgens muzieklessenaars, pianokrukken en artiestenstoelen. Reserveer minimaal 2 uur vóór de eerste uitvoering voor plaatsing en een geluidscontrole.
Koel dranken en bereid catering pas nadat dieetwensen zijn verwerkt. Zet water voor artiesten klaar en controleer vóór de deuren opengaan ook garderoberekken, kledinghangers, naambadges, afzetpalen en batterijlantaarns met reservebatterijen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek muziekfestival organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en artiesten. Leg repertoire en speeltijden uiterlijk 4 weken voor de festivaldag vast, zodat drukwerk, route-informatie en technische voorbereiding nog haalbaar zijn.
Wanneer moet ik artiesten en ensembles bevestigen?: Bevestig artiesten bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Vraag daarna binnen 2 weken hun bezetting, repertoire, speeltijden, technische benodigdheden en muziekpartijen op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een muziekfestival?: Reserveer minstens 2 uur voor podium, stoelen, tafels, lessenaars, piano en verlichting. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor kabelcontrole, microfoons, luidsprekers en een korte soundcheck.
Wanneer moet ik het aantal gasten en dieetwensen definitief maken?: Sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf en verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival. Gebruik het definitieve aantal voor catering, servies, zitplaatsen en de indeling van vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.