Checklist pour organiser un festival de musique classique
Un festival de musique classique demande une coordination précise entre les artistes, les horaires de passage et la technique. Commencez par verrouiller la date, le programme et les besoins de chaque ensemble, puis avancez vers les inscriptions, l’accueil et la restauration. La dernière phase est consacrée à la salle : scène, chaises, pupitres, piano, éclairage et sonorisation doivent être vérifiés avant l’arrivée du public. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
Confirmer les artistes et ensembles
2 personnes
Recueillir le répertoire et les horaires de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Diffuser l’itinéraire
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer le sol de la scène
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le tabouret de piano et les chaises
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager le parcours du public
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Décharger les instruments
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Encadrer le concert d'ouverture
3 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer le deuxième concert
3 personnes
Servir le repas des artistes
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le concert du soir
3 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Suivi
Emballer les instruments
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Vider la scène
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Réapprovisionner le matériel des artistes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Escaliers de scèneqté 2
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pour artistesqté 24
- Tabourets de pianoqté 2
- Portantsqté 4
- Cintresqté 220
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 30
- Pupitre de chef d’orchestre
- Piano numérique
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Enceintes de monitoringqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 10
- Serre-câblesqté 100
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Stations de rechargeqté 4
- Lampes de pocheqté 6
- Boîtes à outilsqté 2
- Chariots roulantsqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Lampes d'ambianceqté 12
- Lampes à pilesqté 8
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Verres à eauqté 220
- Verres à vinqté 180
- Tasses à caféqté 120
- Tasses à espressoqté 60
- Assiettesqté 220
- Couvertsqté 220
- Plateaux de serviceqté 20
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Pinces de serviceqté 12
Décoration
- Chemins de tableqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Pupitres de programmeqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 8
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Spray nettoyantqté 6
- Balais à mainqté 4
Papeterie
- Brochures du programmeqté 220
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Stylosqté 30
- Listes d'inscriptionqté 10
- Blocs-notesqté 20
- Ruban adhésifqté 8
- Ruban de masquageqté 8
- Classeurs A4qté 12
Sécurité
- Tapis antidérapantsqté 12
- Panneaux d'avertissement pour câblesqté 8
- Lampes de poche pour les sorties de secoursqté 4
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
Conseils
- Demandez le répertoire et les horaires de passage au moins 3 semaines avant le festival. Vous pourrez ainsi construire un programme imprimé cohérent et prévoir les changements de plateau.
- Confirmez les besoins alimentaires et les réservations 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez aussi un horaire précis pour le service traiteur, surtout si plusieurs ensembles arrivent à des heures différentes.
- Faites un contrôle technique complet la veille : microphones, pieds, table de mixage, haut-parleurs, retours, rallonges et multiprises. Testez chaque prise et sécurisez les câbles avec des goulottes ou des serre-câbles avant l’ouverture de la salle.
- Montez la scène et installez les chaises, tables et pupitres au moins 3 heures avant le premier passage. Gardez les partitions, le tabouret de piano et les chaises des artistes dans un espace propre et facilement accessible.
- Désignez les bénévoles par zone et fournissez-leur les informations sur les artistes, l’itinéraire et les horaires. Une personne doit rester disponible pendant toute la représentation pour gérer les changements de pupitres, les retards et l’accueil des musiciens.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique classique ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, recueillir le répertoire, traiter les inscriptions et réserver les prestations. Gardez les 2 dernières semaines pour l’impression du programme et les vérifications techniques.
- Quand faut-il confirmer les artistes d’un festival de musique classique ?
- Confirmez les artistes et les ensembles idéalement 10 à 12 semaines avant la date. Demandez ensuite le répertoire et les horaires de passage au plus tard 3 semaines avant l’événement.
- Quand installer la scène et les pupitres ?
- Installez la scène, les chaises, les pupitres, le tabouret de piano et l’éclairage au moins 3 heures avant le premier concert. Faites le test de son et vérifiez les câbles avant l’arrivée des artistes.
- Combien de temps avant faut-il imprimer le programme ?
- Finalisez le contenu du programme 10 à 14 jours avant le festival, après validation du répertoire et des horaires. Imprimez-le au moins 3 jours avant afin de pouvoir corriger une erreur ou un changement de dernière minute.
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