Checklist para organizar un festival de música clásica
Organizar un festival de música clásica exige coordinar artistas, repertorio, horarios y necesidades técnicas con bastante antelación. Esta checklist reúne el trabajo necesario desde la fijación de la fecha hasta el montaje del escenario y la atención al público. Reserva tiempo para confirmar agrupaciones, recopilar partituras y cerrar las preferencias dietéticas de los asistentes. Durante el montaje, revisa el piano, los atriles, los micrófonos, la iluminación y la distribución de las sillas antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del festival y el programa
2 personas
Confirmar artistas y conjuntos
2 personas
Reunir repertorio y horarios de actuación
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Distribuir las indicaciones de ruta
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar la información de los artistas
Comprobar el material técnico
2 personas
Recopilar las partituras
2 personas
Preparar acreditaciones
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar el suelo del escenario
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar el taburete del piano y las sillas
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar la ruta del público
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Descargar instrumentos
3 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar el concierto inaugural
3 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Acompañar el segundo concierto
3 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el concierto de la noche
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Servir las bebidas de despedida
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
Empacar instrumentos
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Despejar el escenario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Reabastecer el material de los artistas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 8
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 180
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas para artistascant. 24
- Taburetes de pianocant. 2
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 220
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Atriles de músicacant. 30
- Atril del director
- Piano digital
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Altavoces de monitorcant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 10
- Bridascant. 100
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Linternascant. 6
- Cajas de herramientascant. 2
- Sillas de ruedascant. 3
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 12
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos para aguacant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Tazas de espressocant. 60
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de servircant. 12
Decoración
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Atriles para programascant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Spray de limpiezacant. 6
- Escobas de manocant. 4
Artículos de papel
- Programascant. 220
- Credencialescant. 50
- Portabadgescant. 50
- Bolígrafoscant. 30
- Listas de registrocant. 10
- Bloc de notascant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta de pintorcant. 8
- Carpetas A4cant. 12
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Señales de advertencia de cablescant. 8
- Linternas para las salidas de emergenciacant. 4
- Chalecos reflectantescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los horarios antes de enviar las invitaciones. Después de confirmar a los artistas, reúne sus necesidades y envíales toda la información del festival con tiempo suficiente.
- No dejes las partituras para la última semana: recopílalas y comprueba que cada conjunto tenga su repertorio antes de preparar el orden de actuación. Imprime también el programa para el público.
- Asigna voluntarios con funciones concretas, como acreditaciones, indicaciones de ruta, atención a artistas y apoyo en el escenario. Calcula al menos una persona para cada tarea simultánea durante la llegada y el montaje.
- Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: piano digital, micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, monitores, focos y cables. Fija los cables con canaletas o bridas y guarda pilas de repuesto y linternas para incidencias.
- Monta el espacio siguiendo un orden físico: comprueba y limpia el suelo del escenario, coloca las piezas y escaleras, distribuye las sillas, monta las mesas y termina con atriles, taburete del piano y sillas de los artistas. Enfría las bebidas y prepara el catering después de verificar la lista de la compra.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música clásica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, confirmar artistas y cerrar el programa. Reserva las últimas 2 semanas para imprimir materiales, confirmar inscripciones y revisar el montaje técnico.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir las puertas?
- Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes: escenario limpio, sillas y atriles colocados, piano y sonido probados, iluminación funcionando, acreditaciones preparadas y catering listo. Comprueba también las indicaciones de ruta y la asignación de voluntarios.
- ¿Cuándo se debe imprimir el programa del festival?
- Imprímelo cuando el repertorio y los horarios estén confirmados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Guarda algunas copias adicionales para cambios de última hora o asistentes no previstos.
- ¿Cómo calcular las sillas y las copas para un festival de música clásica?
- Prepara una silla por asistente inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Para el catering, cuenta la vajilla según las inscripciones y añade al menos 10 unidades extra de cada pieza para roturas o reposición.
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