Checkliste für ein klassisches Musikfestival

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm, Repertoire und Spielzeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Gäste verbindlich zusagen und du erkennst früh, wie viele Sitzplätze und Pausengetränke gebraucht werden.
• Bestätige Künstler und Ensembles schriftlich und sende die Künstlerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Festival. Frage dabei auch nach Ankunft, Aufbau, Technik und besonderen Ernährungswünschen.
• Sammle Musikpartituren und prüfe Notenpulte, Dirigentenpult, Mikrofone und Mischpult mindestens 2 Tage vorher. Ein kurzer Funktionstest mit Lautsprechern und Monitorspeakern verhindert Verzögerungen beim Einlass.
• Kühle Getränke nicht erst kurz vor Beginn: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wassergläser sowie Weingläser passend zum Programm bereit.
• Baue Bühne, Stühle, Tische und Klavierhocker am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem ersten Programmpunkt auf. Prüfe danach Kabelwege, Kabelkanäle und Bühnenboden, bevor Publikum und Instrumente eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein klassisches Musikfestival planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Künstlern. Einladungen, Reservierungen und Technik lassen sich dann mit ausreichendem Vorlauf koordinieren.

Wann sollte ich die Künstler für ein klassisches Musikfestival bestätigen?

Bestätige Künstler und Ensembles möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Die endgültigen Informationen zu Anreise, Spielzeiten und Technik sollten spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.

Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?

Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte während des gesamten Festivals verfügbar sein, besonders für Musiker und Sänger.

Wann soll die Bühne für das Musikfestival aufgebaut werden?

Beginne mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit Bühnenboden, Bühnenelementen, Bestuhlung und Notenpulten. Für Technik, Licht und einen vollständigen Funktionstest solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten einplanen.

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