Klantendemo organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop
Een klantendemo staat of valt met een strak programma, een geteste demo en techniek die op locatie werkt. Begin met de gastenlijst, uitnodigingen en reservering van de vergaderruimte. Verzamel dieetwensen en vragen voor de Q&A voordat je catering en agenda definitief maakt. Test de volledige set uiterlijk één werkdag vooraf en leg back-upbestanden klaar op een tweede plek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vergaderruimte reserveren
Catering bestellen
Demo-agenda vastleggen
2 personen
Presentatie uitwerken
2 personen
Demo-scenario's voorbereiden
2 personen
Vragen voor Q&A verzamelen
Logo's en huisstijl verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
Programma's afdrukken
Route-informatie versturen
Presentatoren bevestigen
Technische benodigdheden controleren
Back-upbestanden maken
Demo op volledige set testen
2 personen
Catering en dieetwensen bevestigen
Herinnering aan gasten sturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte en techniek voorbespreken
2 personen
Presentatielaptop configureren
Zaalindeling uittekenen
Event
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatiescherm opbouwen
2 personen
Laptop en adapters aansluiten
Presentatie technisch testen
2 personen
Demo droog oefenen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Klantendemo presenteren
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering verwerken
Presentatiebestanden archiveren
Bedankbericht aan gasten sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrek
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplateausaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Presentatielaptop
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-adaptersaantal 3
- Klikker
- Luidsprekerset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveerbestekaantal 8
Decoratie
- Welkomstbord
- Tafelbordjesaantal 8
- Naamkaartjesaantal 50
- Programma'saantal 50
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
- Promotiemateriaal
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de demo-agenda in blokken van 20 tot 30 minuten en houd minimaal 15 minuten vrij voor vragen en uitloop. Zo voorkom je dat presentatoren hun onderdeel moeten inkorten.
- Test niet alleen de presentatielaptop, projector en klikker apart, maar draai de demo volledig door met dezelfde HDMI-adapters, luidsprekerset en microfoons die je op locatie gebruikt.
- Stuur de route-informatie en een herinnering uiterlijk 24 uur voor de klantendemo. Vermeld daarin ook de starttijd, locatie, parkeerinformatie en het programma.
- Bevestig catering en dieetwensen 2 werkdagen vooraf. Reken voor koffie en water op minstens 1 kopje of glas per aanwezige en zet extra waterkannen klaar voor presentatoren.
- Teken de zaalindeling vooraf uit en controleer of er genoeg stoelen, tafels en stroompunten zijn. Neem minstens 1 verlengsnoer en 1 stekkerdoos extra mee en breng materialen op tijd naar de locatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klantendemo organiseren?
- Start idealiter 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst, ruimte en uitnodigingen. Plan de volledige technische test uiterlijk 1 werkdag voor de demo en bevestig catering 2 werkdagen vooraf.
- Wat moet ik testen voor een klantendemo?
- Draai de demo volledig door met de presentatielaptop, projector, projectiescherm, HDMI-adapters en klikker. Test ook audio, draadloze microfoons, bestanden en back-ups minstens 1 dag vooraf op de volledige set.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor een klantendemo?
- Reserveer naast de demo zelf minimaal 30 minuten voor ontvangst en installatie en 15 minuten voor Q&A en uitloop. Zet presentatoren en gasten daarom niet direct aansluitend op een volgende afspraak.
- Wanneer moet ik de gasten van een klantendemo herinneren?
- Stuur de herinnering ongeveer 24 uur voor de klantendemo. Vraag aanmeldingen en dieetwensen eerder op, bij voorkeur uiterlijk 3 werkdagen voor de cateringbestelling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!