Checklist para organizar una demostración para clientes
Una demostración para clientes combina una presentación, varias pruebas y una recepción cuidada. Esta checklist reúne 57 tareas y 40 materiales para avanzar en el orden correcto, desde la lista de invitados y la reserva de la sala hasta el montaje técnico y el seguimiento. El mayor riesgo no suele ser olvidar una diapositiva, sino probar demasiado tarde el equipo completo o no confirmar las necesidades dietéticas. Usa el plan para controlar cada detalle antes de que lleguen los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la sala de reuniones
Pedir el catering
Fijar el calendario de demostraciones
2 personas
Desarrollar la presentación
2 personas
Preparar los escenarios de demostración
2 personas
Recopilar preguntas para el Q&A
Reunir logotipos e identidad corporativa
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir programas
Enviar información de ruta
Confirmar presentadores
Comprobar el material técnico
Hacer copias de seguridad
Probar la demo con el conjunto completo
2 personas
Confirmar el catering y las necesidades dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Coordinar previamente el espacio y la técnica
2 personas
Configurar el portátil de presentación
Diseñar la distribución de la sala
Evento
Montar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la pantalla de presentaciones
2 personas
Conectar el portátil y los adaptadores
Probar la presentación técnica
2 personas
Practicar la demo en seco
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Presentar la demo al cliente
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Atender el cóctel de networking
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar el catering sobrante
Archivar los archivos de la presentación
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 45
- Mesascant. 8
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
- Perchero
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Portátil de presentación
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Pulsador
- Equipo de altavoces
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 2
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cubiertos de serviciocant. 8
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Carteles de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Programascant. 50
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notascant. 30
- Material promocional
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las inscripciones con al menos 7 días de margen. Así puedes recoger las preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y ajustar el pedido de catering sin improvisar.
- Haz una prueba completa de la demostración entre 3 y 5 días antes. Utiliza el mismo portátil, proyector, adaptadores HDMI, micrófonos, altavoces y pulsador que estarán disponibles el día del evento.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los clientes para coordinar la sala y la técnica. En ese tiempo puedes diseñar la distribución, colocar mesas y sillas, configurar la presentación y comprobar los cables y regletas.
- Envía el recordatorio y la información de ruta 24 horas antes. Incluye la hora de llegada, el programa, el acceso a la sala y un contacto para incidencias; son datos que muchos asistentes buscan cuando ya están de camino.
- Prepara una copia de seguridad de la presentación y de los materiales de la demo en al menos 2 ubicaciones. Lleva también baterías externas y adaptadores de repuesto para no depender de un único equipo o conexión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una demostración para clientes?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, invitar a los clientes, fijar el calendario de demostraciones y confirmar a los presentadores. Deja la prueba técnica completa para 3-5 días antes y el montaje final para el mismo día.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las necesidades dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering entre 3 y 5 días antes. Haz una última comprobación 24 horas antes, especialmente si hay productos para dietas específicas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala para una demo?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite colocar mesas y sillas, preparar el café y el agua, configurar el portátil, probar el proyector y corregir problemas de sonido o conexión.
- ¿Cuántas copias de la presentación debo llevar?
- Guarda al menos 2 copias de seguridad, por ejemplo en una memoria externa y en un almacenamiento en línea, además del archivo del portátil de presentación. Comprueba que se abren correctamente antes de salir hacia la sala.
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