Checklist pour organiser une démo client
Une démo client réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : accueillir les participants dans de bonnes conditions et garantir une démonstration sans incident technique. Commence par les invitations et les inscriptions, puis verrouille la salle, le catering et le programme. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les scénarios, les sauvegardes, les branchements et l’accueil. Cette checklist suit l’ordre utile pour ne pas découvrir un besoin alimentaire ou un adaptateur manquant le matin même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une salle de réunion
Commander le catering
Consigner le programme de démo
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Préparer les scénarios de démo
2 personnes
Recueillir les questions pour le Q&R
Rassembler les logos et la charte graphique
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Confirmer les présentateurs
Vérifier le matériel technique
Créer des fichiers de sauvegarde
Tester la démo sur l’ensemble complet
2 personnes
Confirmer le catering et les régimes alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Préparer l’espace et la technique en amont
2 personnes
Configurer l’ordinateur portable de présentation
Dessiner le plan de la salle
Événement
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter l’écran de présentation
2 personnes
Brancher l’ordinateur portable et les adaptateurs
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Répéter la démo à blanc
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Présenter la démonstration client
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger les restes au frais
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les restes de restauration
Archiver les fichiers de présentation
Envoyer un message de remerciement aux invités
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 45
- Tablesqté 8
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 6
Équipement
- Ordinateur portable de présentation
- Projecteur
- Écran de projection
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Clic-clac
- Ensemble de haut-parleurs
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Couverts de serviceqté 8
Décoration
- Panneau d’accueil
- Pancartes de tableqté 8
- Badges nominatifsqté 50
- Programmesqté 50
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 30
- Matériel promotionnel
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- À 3 semaines, fixe la liste des invités, envoie les invitations et demande les besoins alimentaires. Relance les personnes qui n’ont pas répondu après 7 jours afin de donner au traiteur un nombre exploitable.
- Réserve la salle avant de finaliser le plan : prévois des places assises, des tables hautes si les échanges se poursuivent debout, et un espace distinct pour l’accueil, les badges et les vestes.
- Prépare au moins 2 scénarios de démonstration et teste-les sur l’ensemble du matériel utilisé le jour J. Conserve une copie locale de la présentation et des fichiers de sauvegarde sur un second support.
- Trois jours avant, confirme les présentateurs, le catering, les régimes alimentaires et l’itinéraire. C’est aussi le bon moment pour vérifier le projecteur, l’écran, les adaptateurs HDMI, les rallonges et les multiprises.
- Le jour J, arrive au moins 2 heures avant le premier invité. Installe l’ordinateur de présentation, les haut-parleurs et les microphones, puis fais un test complet du son, de l’image et du déroulé avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une démo client ?
- Prévois 3 à 4 semaines pour une démo avec plusieurs invités, une salle et un catering. Garde les 3 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques plutôt que pour les décisions importantes.
- Quand envoyer les invitations pour une démo client ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Traite les inscriptions au fil de l’eau et envoie un rappel 5 à 7 jours avant, avec l’itinéraire et les horaires.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel de démonstration ?
- Fais un premier test complet au moins 7 jours avant, puis un second le jour même, 2 heures avant l’arrivée des invités. Teste notamment l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le son, les microphones et les adaptateurs.
- Quand confirmer le nombre de repas et les régimes alimentaires ?
- Confirme le nombre final au traiteur 3 à 5 jours avant la démo, selon son délai de modification. Vérifie à ce moment que chaque besoin alimentaire recueilli est bien pris en compte.
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