Kundendemo organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Kundendemo steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Plane zuerst Gäste, Raum und Catering, entwickle danach Präsentation und Demo-Szenarien und teste das vollständige Set rechtzeitig vor dem Termin. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, Sicherungsdateien oder bestätigte Ernährungswünsche. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau vor Ort und hilft dir, die 57 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Gästeliste zusammenstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besprechungsraum reservieren
Catering bestellen
Demo-Ablauf festlegen
2 Personen
Präsentation ausarbeiten
2 Personen
Demo-Szenarien vorbereiten
2 Personen
Fragen für die Q&A sammeln
Logos und Corporate Design sammeln
Namensschilder vorbereiten
Programme ausdrucken
Routeninformationen versenden
Moderatoren bestätigen
Technische Utensilien prüfen
Sicherungsdateien erstellen
Demo mit vollständigem Set testen
2 Personen
Catering und Ernährungswünsche bestätigen
Erinnerung an Gäste senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raum und Technik vorbesprechen
2 Personen
Präsentationslaptop einrichten
Raumaufteilung zeichnen
Event
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Präsentationsleinwand aufbauen
2 Personen
Laptop und Adapter anschließen
Technische Präsentation testen
2 Personen
Demo trocken üben
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
Kundendemo präsentieren
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verwerten
Präsentationsdateien archivieren
Dankesnachricht an Gäste senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 45
- TischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- Kleiderständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- ServierplattenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Präsentationslaptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Klicker
- Lautsprecherset
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierbesteckAnz. 8
Dekoration
- Willkommensschild
- TischschilderAnz. 8
- NamensschilderAnz. 50
- ProgrammeAnz. 50
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 30
- Werbematerial
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Demo-Ablauf mindestens 7 Tage vorher fest und plane für die Fragerunde 15 bis 20 Minuten ein. Sammle Fragen vorab, damit die Moderation nicht erst während der Veranstaltung improvisieren muss.
- Bestätige Anmeldungen und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vor der Kundendemo beim Catering. Rechne die endgültige Personenzahl auch für Geschirr, Sitzplätze und Getränke ein.
- Teste die Demo mit vollständigem Set spätestens am Vortag: Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Adapter, Klicker und Mikrofone müssen gemeinsam funktionieren. Erstelle dabei mindestens eine Sicherungsdatei und nimm passende Powerbanks mit.
- Schicke Routeninformationen und eine Erinnerung 1 bis 2 Tage vorher. Füge Beginn, Raum, Ansprechperson und eine klare Ankunftszeit hinzu, damit Gäste und Moderatoren nicht einzeln nachfragen müssen.
- Plane den Aufbau vor Ort mit mindestens 60 Minuten Reserve. Zeichne die Raumaufteilung vorher ein und prüfe dann Stromwege, Verlängerungskabel, Präsentationssicht und den Platz für Catering, Stehtische und Garderobe.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Kundendemo planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Raumreservierung und Einladungen. Ablauf, Demo-Szenarien und Präsentation sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin stehen.
- Wann sollte ich das Catering für eine Kundendemo bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald Raum und voraussichtliche Gästezahl feststehen. Bestätige Menge und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Techniktest?
- Plane für den vollständigen Techniktest 60 bis 90 Minuten ein und führe ihn spätestens am Vortag durch. Teste nicht nur Laptop und Projektor, sondern auch HDMI-Adapter, Klicker, Lautsprecher, Funkmikrofone und Sicherungsdateien.
- Wann soll ich die Gäste an die Kundendemo erinnern?
- Sende die Erinnerung 1 bis 2 Tage vor der Kundendemo. Ergänze Routeninformationen, Beginn, Raum und eine Kontaktperson für kurzfristige Rückfragen.
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