Wat heb je nodig voor een klantenconferentie?

Voor een klantenconferentie heb je meer nodig dan koffie en een presentatiescherm. Richt de registratiebalie in met naamkaartjes, een deelnemerslijst en schrijfmateriaal, en controleer vooraf alle presentatie- en geluidsapparatuur. Stem servies en catering af op het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik deze boodschappenlijst als laatste controle voordat je inkopen doet en leveringen aanneemt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 150 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Citroenen - 20 stuks
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 12 kilo
- Broodjes - 180 stuks
- Volkoren broodjes - 60 stuks
- Croissants - 70 stuks
- Mini muffins - 70 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Gerookte zalm - 1 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Avocadospread - 1 kilo
- Jam - 4 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Paprika - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 70 stuks
- Bananen - 50 stuks
- Sinaasappels - 50 stuks
- Notenmix - 3 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Toastjes - 12 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Kruidenboter - 2 kilo
- Dipsaus - 12 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 6 bollen
- Rijst - 5 kilo
- Pasta - 5 kilo
- Pastasaus - 8 potten
- Groentebouillon - 2 pakken
- Gemengde groenten - 10 kilo
- Kipfilet - 8 kilo
- Vegetarische burgers - 30 stuks
- Tofu - 2 kilo
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Yoghurt - 5 kilo
- Dessertgebak - 70 porties
- Chocolaatjes - 100 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Nitrilhandschoenen - 4 dozen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Dieetlabels - 100 stuks

Tips

Tel per deelnemer een naamkaartje en neem minimaal 10% extra mee voor last-minute aanmeldingen of typefouten. Leg de deelnemerslijst en schrijfmateriaal uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst bij de registratietafel.
Controleer de presentatie-opstelling met één laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters en een presentatieklikker. Test dit minimaal 60 minuten voor de eerste spreker; reserveer per aansluiting een passende adapter.
Plan voor een conferentie met meerdere sprekers minstens één draadloze microfoon voor de spreker en één reserve-exemplaar. Test microfoons, standaards, luidsprekers en mengpaneel vóór binnenkomst van de deelnemers.
Reken voor koffie en thee op één koffiekopje per drinkmoment per deelnemer en zet extra kopjes klaar voor minstens 10% van het aantal gasten. Plaats koffiezetapparaten en waterkokers zo dat de registratiebalie vrij blijft.
Stem waterglazen, wijnglazen, diner- en dessertborden en besteksets af op het cateringmenu. Houd minstens 10% extra servies achter de hand en controleer de aantallen opnieuw zodra de cateringdetails zijn bevestigd.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een klantenconferentie?: Je hebt onder meer registratiebenodigdheden, naamkaartjes, presentatiemateriaal, audiovisuele apparatuur, servies en cateringbenodigdheden nodig. Controleer daarnaast tafels, stoelen, afvalbakken, verlengkabels en stekkerdozen voordat je boodschappen doet.
Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een klantenconferentie?: Maak één naamkaartje per aangemelde deelnemer en bestel of print minimaal 10% extra. Bij 80 deelnemers zijn dat dus minstens 88 naamkaartjes, zodat late wijzigingen geen probleem vormen.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een klantenconferentie?: Plan minimaal één draadloze microfoon voor de spreker en één reserve-exemplaar. Bij vragen uit de zaal heb je een tweede werkende microfoon nodig; test alle exemplaren minstens 60 minuten vooraf.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bevestig de cateringdetails uiterlijk enkele dagen voor de conferentie. Controleer het definitieve aantal deelnemers opnieuw voordat verse producten en servies worden ingekocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.