Qué necesitas para una conferencia de clientes
Una conferencia de clientes combina registro, ponencias, pausas de café y, a menudo, una comida o una copa de vino. Esta lista reúne lo que conviene comprar, llevar o tener preparado: desde mesas y sillas hasta proyectores, micrófonos, vajilla y máquinas de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering. Reserva el equipo técnico con varios días de margen y comprueba cables, adaptadores y baterías antes de recibir a los primeros asistentes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Portabadgescant. 70
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 150 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 12 kilo
- Bocadillos - 180 unidades
- Bollos integrales - 60 stuks
- Croissants - 70 unidades
- Mini muffins - 70 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Crema de aguacate - 1 kilo
- Mermelada - 4 tarros
- Miel - 2 tarros
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Pimiento - 3 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 70 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Naranjas - 50 unidades
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Pasas - 1 kilo
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Tostaditas - 12 paquetes
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Salsa para mojar - 12 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 6 cabezas
- Arroz - 5 kilos
- Pasta - 5 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Caldo de verduras - 2 paquetes
- Verduras mixtas - 10 kilos
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Tofu - 2 kilos
- Queso parmesano - 1 kilo
- Yogur - 5 kilos
- Pasteles de postre - 70 porciones
- Bombones - 100 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Guantes de nitrilo - 4 cajas
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Etiquetas de dieta - 100 unidades
Consejos
- Calcula una silla por participante y añade entre un 5 y un 10 % extra si esperas cambios de última hora. Prepara también una mesa exclusiva para el registro y otra para los ponentes.
- Para una pausa de café de 30 minutos, calcula una taza por persona y entre 1,5 y 2 bebidas calientes por asistente si habrá más de una pausa. Ten máquinas de café y teteras listas antes de abrir el registro.
- Prepara un vaso de agua por ponente y por bloque de presentación, además de algunos vasos de reserva. Los vasos suelen olvidarse cuando el catering solo entrega tazas de café.
- Lleva al menos un cable HDMI, un adaptador compatible y un alargador de repuesto por sala con presentaciones. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos y el clic de presentación antes de que lleguen los asistentes.
- Imprime la lista de participantes y prepara las tarjetas con nombres con antelación. Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la apertura para montar el mostrador de registro, colocar las mesas y recibir las entregas.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué necesito comprar para una conferencia de clientes?
- Como mínimo, prepara mobiliario para los asistentes y el registro, equipo para las presentaciones, vajilla, máquinas de café y materiales de apoyo. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y añade un 5-10 % de margen para consumibles y asientos.
- ¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia?
- Calcula una taza de café, un vaso de agua y un juego de cubiertos por persona y por servicio. Para una comida con postre, añade un plato de cena y uno de postre por asistente, más un 10 % de reserva.
- ¿Con cuánta antelación debo reservar el catering y la técnica?
- Cierra el catering y la técnica al menos 7 días antes de la conferencia. Confirma de nuevo cantidades, preferencias dietéticas, horarios de entrega y conexiones entre 24 y 48 horas antes.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para las ponencias?
- Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un clic de presentación y micrófonos según el tamaño de la sala. Lleva al menos un adaptador HDMI, un alargador y una regleta de repuesto, y haz una prueba completa 60 minutos antes del inicio.
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