Conférence clients : la liste de courses à prévoir

Pour une conférence clients, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut prévoir l’accueil, les pauses, le déjeuner éventuel et le matériel qui permet aux intervenants de présenter sans interruption. Cette liste vous aide à vérifier les consommables, la vaisselle et les équipements avant l’ouverture du lieu. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits confirmé, puis gardez une marge pour les invités de dernière minute et les remplacements.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Épongesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 150 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 kilo
- Sandwiches - 180 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Croissants - 70 pièces
- Mini muffins - 70 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade d’avocat - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 70 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Oranges - 50 pièces
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 1 kilo
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Olives - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Toast - 12 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Sauce dip - 12 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 6 têtes
- Riz - 5 kilos
- Pâtes - 5 kilo
- Sauce tomate - 8 pots
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Légumes mélangés - 10 kilos
- Filet de poulet - 8 kilos
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Tofu - 2 kilos
- Parmesan - 1 kilo
- Yaourt - 5 kilos
- Pâtisseries de dessert - 70 portions
- Chocolats - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Étiquettes régime - 100 pièces

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres d’eau par participant pour une demi-journée, puis ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants et les accompagnateurs. Les verres manquent souvent dès la première pause.
Pour le café, comptez environ 2 tasses par personne sur une matinée et une bouilloire de secours si plusieurs espaces sont utilisés. Achetez aussi du café, du thé, du sucre et des produits frais au plus tard la veille.
Préparez 10 % de badges nominatifs vierges en plus de la liste des participants imprimée. Les changements de nom et les inscriptions tardives sont plus fréquents le matin de la conférence.
Vérifiez chaque branchement avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et les microphones avant l’arrivée des clients. Prévoyez au moins un adaptateur HDMI compatible et deux câbles HDMI de rechange.
Comptez une chaise par participant inscrit, plus 5 % de sièges supplémentaires si la salle le permet. Placez les poubelles, les plateaux et les pinces de service avant la livraison du catering, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quelle quantité d’eau prévoir pour une conférence clients ?: Comptez environ 1 litre d’eau par personne pour une demi-journée, réparti entre l’accueil et les pauses. Ajoutez 10 % de marge et prévoyez des verres propres en nombre suffisant.
Combien de tasses et de café faut-il pour 50 participants ?: Prévoyez environ 100 tasses pour deux services de café et une marge de sécurité. Pour 50 personnes, comptez généralement 1,5 à 2 kg de café selon le format des machines et la durée de la conférence.
Quand acheter les produits frais pour une conférence ?: Achetez les produits frais la veille ou le matin même si le catering le permet. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, idéalement 24 à 48 heures avant l’événement.
Quel matériel prévoir pour les présentations des intervenants ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, des câbles HDMI, des adaptateurs, un cliqueur et une batterie externe. Testez l’ensemble au moins 2 heures avant l’ouverture et gardez un câble de rechange sur place.

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