Checklist voor een kindertheatervoorstelling organiseren

Een kindertheatervoorstelling organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorstelling en een zaal reserveren. Je regelt ook uitvoeringsrechten, artiesten, kaartverkoop, publieksontvangst, techniek en een veilige backstageplek. Begin met doelgroep, voorstelling en locatie, en werk daarna toe naar tickets, bezoekersinformatie en de repetitie op locatie. In de laatste dagen draait alles om controleren: rekwisieten, kostuums, opgeladen techniek, catering en de opbouw van stoelen, decor en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en doelgroep bepalen
2 personen
Theaterlocatie reserveren
Uitvoeringsrechten regelen
Artiesten en technici vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
Locatie en publieksruimte inspecteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Tickets en bewegwijzering printen
Rekwisieten controleren
2 personen
Techniek testen en opladen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materialen en kostuums inpakken
2 personen

Event

Materialen naar locatie brengen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
3 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Decor en rekwisieten opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Theaterverlichting instellen
2 personen
Backstage kleedruimte inrichten
2 personen
Cloakroom en ontvangst inrichten
2 personen
Dranken en hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
Technische generale repetitie
4 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Voorstelling aankondigen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Publiek tijdens voorstelling begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Meet-and-greet begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Rekwisieten en kostuums afbouwen
3 personen
Geluids- en lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bezoekers een bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Decoratie

Decorpanelenaantal 4
Achtergronddoek
Kleurrijke slingersaantal 8
Ballonnenaantal 60
Rekwisietenkistaantal 2
Handpoppenaantal 6
Kostuumsaantal 6
Naamstickersaantal 100

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Audiomixer
Laptop
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Batterijlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de theaterlocatie vroeg en plan naast de voorstelling ook tijd voor opbouw en een technische test. Voor geluidsinstallatie, LED-theaterspots en decor is een extra blok van minimaal 2 uur praktisch.
Open de ticketverkoop pas nadat zaalcapaciteit, doelgroep en uitvoeringsrechten zijn bevestigd. Controleer de bezoekerslijst 1 tot 2 dagen vooraf en noteer dieetwensen apart voor de catering.
Test actieve speakers, draadloze microfoons, audiomixer en laptop vóór vertrek. Neem voor alle aansluitingen verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee; een lege accu of ontbrekende kabel veroorzaakt snel vertraging.
Richt de ontvangst in met tafels, naamstickers en duidelijke bewegwijzering voordat bezoekers binnenkomen. Plaats garderoberekken en kledingrekken zo dat de entree en vluchtroutes vrij blijven.
Pak decorpanelen, achtergronddoek, rekwisietenkist, handpoppen en kostuums per onderdeel in en controleer ze opnieuw bij aankomst. Bouw eerst decor en licht op, sluit daarna geluid aan en zet als laatste de publieksstoelen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kindertheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met voorstelling, doelgroep en locatie. Regel in die eerste weken ook uitvoeringsrechten en artiesten; tickets en uitnodigingen kunnen daarna worden geopend.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kindertheatervoorstelling?: Plan minimaal 2 uur voor decor, stoelen, ontvangst en techniek, plus tijd voor een volledige test. Met geluidsinstallatie, theaterverlichting en backstage-inrichting is 3 uur veiliger als de locatie niet vertrouwd is.
Wanneer moet ik de tickets en bezoekerslijst controleren?: Sluit of controleer de aanmeldingen 1 tot 2 dagen voor de voorstelling. Print daarna tickets en bewegwijzering en gebruik de definitieve bezoekerslijst bij de ontvangst.
Hoeveel drankjes en hapjes moet ik voorzien voor kinderen?: Reken voor het ontvangstmoment op 1 drankje en 1 hapje per kind, plus ongeveer 10 procent reserve. Zet herbruikbare bekers, borden en serveerschalen klaar voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.