Kinderkoorconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot afloop

Een kinderkoorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire en een podium. Je regelt tegelijk de communicatie met ouders, begeleiding van kinderen, techniek, kleedruimte, programmaboekjes en ontvangst van bezoekers. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, toestemmingen en de praktische uitvoering. In de laatste week draait alles om controleren: microfoons testen, muziekbestanden klaarzetten, catering voorbereiden en de laatste deelnemerslijst printen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Koorrepertoire vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ouderlijke toestemmingen verzamelen
2 personen
Contactlijst van kinderen maken
Begeleiders indelen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Microfoons reserveren
Muziekbestanden verzamelen
Bladmuziek afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Bewegwijzering maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Laatste deelnemerslijst printen
Muziek en back-up testen
2 personen
Kleding en attributen verzamelen
2 personen
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ingang versieren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Kinderbegeleiders briefen
2 personen
Koor ontvangen
3 personen
Kinderen registreren
3 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Kinderen naar kleedruimte begeleiden
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Koor inzingen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Publiek naar plaatsen begeleiden
3 personen
Concert aankondigen
Kinderkoor begeleiden
3 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Kinderen begeleiden tijdens pauze
4 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Kinderen aan ouders overdragen
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen
Dranken bijvullen voor nazit
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Ontvangsttafel
Cateringtafelsaantal 4
Kledingrekaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 20
Muziekstandaardsaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
USB-stickaantal 2
Muzieklessenaarlampenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Glazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Slingersaantal 12
Podiumdoekenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Schaaraantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Programmaboekjesaantal 130
Naambadgesaantal 45
Badgehoudersaantal 45
Servettenaantal 250
Bladmuziekmappenaantal 35
Presentatiemap
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 50
Dankkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Verzamel ouderlijke toestemmingen en dieetwensen direct bij de aanmelding. Zo hoef je niet vlak voor het concert afzonderlijk achter ontbrekende gegevens aan en kun je begeleiders een actuele contactlijst geven.
Plan een aparte technische controle vóór de concertdag. Test de draadloze microfoons, actieve speakers, het mengpaneel, kabels en muziekbestanden samen; een laptop en USB-stick zijn geen vervanging voor een vooraf geteste opstelling.
Maak de route voor kinderen en bezoekers zichtbaar met bewegwijzering. Zet ontvangsttafel, kleedkamer, podium en catering op logische plekken en reserveer stoelen voor begeleiders en koorleden die niet optreden.
Druk programmaboekjes, bladmuziek, naambadges en de laatste deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Controleer de namen opnieuw nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat wijzigingen nog kunnen worden aangepast.
Koel dranken en zet hapjes en catering pas klaar volgens het geplande ontvangst- en pauzemoment. Gebruik aparte cateringtafels, serveerschalen en serveertangen en houd koffie- en drinkglazen gescheiden van de podiumruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een kinderkoorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, repertoire en programma. Open daarna de aanmeldingen en verzamel toestemmingen, dieetwensen en contactgegevens uiterlijk 3 weken voor het concert.
Wanneer moet ik ouderlijke toestemming voor een kinderkoorconcert verzamelen?: Vraag toestemming tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie minimaal 3 weken voor het concert. Reserveer de laatste week voor controle van ontbrekende formulieren en wijzigingen in de deelnemerslijst.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een kinderkoorconcert?: Plan minimaal 90 minuten vóór aanvang voor het opbouwen en testen van speakers, mengpaneel, microfoons, statieven en muziekbestanden. Trek extra tijd uit als de locatie of apparatuur niet eerder samen is gebruikt.
Wanneer moet de catering voor een kinderkoorconcert klaarstaan?: Bestel de catering zodra het aantal deelnemers en bezoekers redelijk vaststaat, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Zet dranken, hapjes en servies 30 tot 45 minuten vóór het geplande ontvangst- of pauzemoment klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.