Checklist para organizar un concierto de coro infantil

Organizar un concierto de coro infantil requiere coordinar a los niños, sus familias, el repertorio y la parte técnica sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 83 tareas y 66 elementos, desde confirmar la fecha y abrir las inscripciones hasta preparar el sonido, las acreditaciones y la recepción. Empieza por el programa y los permisos, y reserva tiempo específico para comprobar micrófonos, atriles, cables y archivos de música. Así, el día del concierto podrás concentrarte en el coro y en el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Fijar el repertorio del coro
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recoger las autorizaciones parentales
2 personas
Crear una lista de contactos de los niños
Distribuir a los acompañantes
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
Comprobar el material técnico
2 personas
Reservar micrófonos
Reunir archivos de música
Imprimir partituras
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir folletos del programa
2 personas
Crear la señalización
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la restauración
2 personas
Imprimir la lista final de participantes
Probar la música y la copia de seguridad
2 personas
Reunir ropa y accesorios
2 personas
Gestionar llaves y acceso

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Decoración de la entrada
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Informar a los monitores infantiles
2 personas
Recibir al coro
3 personas
Registrar a los niños
3 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Acompañar a los niños al vestuario
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Calentar al coro
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Anunciar el concierto
Guiar al coro infantil
3 personas
Operar los micrófonos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Acompañar a los niños durante el descanso
4 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Entregar a los niños a sus padres
3 personas
Despedir al público
3 personas
Cubrir el catering sobrante
2 personas
Reponer las bebidas para la sobremesa
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar fotos de forma segura
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesa de recepción
Mesas de cateringcant. 4
Percherocant. 2
Sillas del vestuariocant. 20
Atrilescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Enrollacablescant. 2
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Memoria USBcant. 2
Lámparas para atriles de músicacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Globoscant. 100
Arco de globos
Guirnaldascant. 12
Telones de escenariocant. 2
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Programascant. 130
Credencialescant. 45
Portabadgescant. 45
Servilletascant. 250
Carpetas para partiturascant. 35
Carpeta de presentación
Bolígrafoscant. 20
Pulserascant. 50
Tarjetas de agradecimientocant. 40

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 2

Compras

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y el programa antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para enviarlas, recibir inscripciones y recopilar autorizaciones parentales y preferencias dietéticas.
Prepara una lista de contactos definitiva de los niños entre 3 y 5 días antes del concierto. Incluye acompañantes asignados, autorizaciones recibidas y cualquier información necesaria para la recepción.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, los archivos de música, los atriles y todas las conexiones eléctricas.
Imprime los folletos del programa, las acreditaciones, la señalización y la lista final de participantes con 1 día de margen. Guarda copias adicionales para evitar rehacer documentos durante el montaje.
Calcula la comida y las bebidas según las inscripciones confirmadas, no según una estimación inicial. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y coloca las mesas, la vajilla, las bandejas y las pinzas antes de que empiece la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de coro infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite fijar repertorio y ubicación, enviar invitaciones, gestionar inscripciones, recoger autorizaciones parentales y reservar catering y material técnico.
¿Cuándo se deben recoger las autorizaciones parentales?: Pide las autorizaciones al abrir el formulario de inscripción y fija una fecha límite al menos 7 días antes del concierto. Revisa la lista final entre 3 y 5 días antes para detectar documentos pendientes.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de sonido?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada del público para montar y probar el equipo. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, portátil, memoria USB y lámparas de atril.
¿Cuándo se prepara el catering para un concierto infantil?: Confirma el número final de asistentes entre 3 y 5 días antes y pide el catering después de esa confirmación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, dejando lista la recepción antes de abrir las puertas.

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