Checklist pour organiser un concert de chorale d’enfants

Un concert de chorale d’enfants demande de coordonner les enfants, les familles, les accompagnateurs et la technique au même moment. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez le répertoire, le programme et les inscriptions. Les autorisations parentales, les besoins alimentaires et la liste des contacts doivent être finalisés avant la dernière semaine. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil, aux micros et au service traiteur le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Consigner le répertoire du chœur
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les autorisations parentales
2 personnes
Établir la liste des contacts des enfants
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Réserver des microphones
Rassembler les fichiers musicaux
Imprimer les partitions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Imprimer la dernière liste des participants
Tester la musique et la sauvegarde
2 personnes
Rassembler les costumes et accessoires
2 personnes
Organiser les clés et l’accès

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer l’entrée
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Briefer les accompagnateurs pour enfants
2 personnes
Accueillir la chorale
3 personnes
Enregistrer les enfants
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Accompagner les enfants jusqu’au vestiaire
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Faire répéter la chorale
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Guider le public vers les places
3 personnes
Annoncer le concert
Encadrer la chorale d'enfants
3 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Accompagner les enfants pendant la pause
4 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Remettre les enfants à leurs parents
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
Réapprovisionner les boissons pour l’après-soirée
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Trier les restes
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Table d’accueil
Tables de cateringqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Chaises des vestiairesqté 20
Pieds de microqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Clé USBqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verresqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandesqté 12
Tentures de scèneqté 2
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 45
Porte-badgesqté 45
Serviettesqté 250
Classeurs de partitionsqté 35
Dossier de présentation
Stylosqté 20
Braceletsqté 50
Cartes de remerciementqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Courses

Courses

Conseils

Confirmez la salle et sa capacité au moins 8 semaines avant le concert. Vérifiez aussi l’emplacement des chaises, de la table d’accueil, des vestiaires et des tables de catering.
Ouvrez les inscriptions dès que la date est fixée et prévoyez une date limite 10 à 14 jours avant le concert. Utilisez cette échéance pour récupérer les autorisations parentales et les besoins alimentaires.
Réservez les microphones, pieds de micro, câbles et rallonges au moins 3 semaines à l’avance. Faites un test complet avec la table de mixage, l’ordinateur et la clé USB avant l’arrivée des enfants.
Préparez les partitions, badges, livrets et panneaux de signalisation 5 à 7 jours avant. Imprimez la dernière liste des participants le jour précédent, après avoir traité les modifications d’inscription.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour du concert, en gardant du temps pour installer le service traiteur. Comptez au moins 60 minutes avant l’accueil pour disposer les tables, la vaisselle et les thermos.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de chorale d’enfants ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date du concert, avec le lieu, l’horaire et le lien d’inscription. Fixez une réponse définitive environ 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand demander les autorisations parentales ?: Demandez-les au moment de l’inscription, idéalement au moins 4 semaines avant le concert. Relancez les familles qui n’ont pas répondu 14 jours avant, puis vérifiez les documents manquants dans la dernière semaine.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 60 minutes pour les tables, les chaises, l’accueil, les vestiaires, la signalisation et le catering. Ajoutez 30 minutes si les microphones, les câbles et la table de mixage doivent être installés et testés sur place.
Quand préparer le programme et les livrets du concert ?: Établissez le programme dès que le répertoire est confirmé, puis finalisez les livrets 7 jours avant le concert. Gardez une petite marge pour corriger les changements de dernière minute avant l’impression.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.