Checkliste für ein gelungenes Kinderchor-Konzert

Ein Kinderchor-Konzert braucht mehr Vorbereitung als nur ein gutes Repertoire. Neben Programm und Einladungen müssen Eltern-Einwilligungen, Kinderkontakte, Betreuung, Technik und Verpflegung rechtzeitig zusammenpassen. Plane die organisatorischen Schritte nach Fristen: erst Ort und Ablauf, dann Anmeldungen und Zuständigkeiten, zuletzt Drucksachen, Einkäufe und der Aufbau. So bleiben am Veranstaltungstag keine offenen Fragen zu Mikrofonen, Noten, Umkleide oder Snacks.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Chorrepertoire festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Einwilligungen der Eltern einsammeln
2 Personen
Kontaktliste der Kinder erstellen
Betreuer einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Catering bestellen
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
Mikrofone reservieren
Musikdateien sammeln
Notenblätter drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Programmhefte drucken
2 Personen
Beschilderung erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Catering bereitstellen
2 Personen
Letzte Teilnehmerliste drucken
Musik und Backup testen
2 Personen
Kleidung und Requisiten sammeln
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingang dekorieren
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Betreuer für Kinder briefen
2 Personen
Chor empfangen
3 Personen
Kinder registrieren
3 Personen
Umkleide einrichten
2 Personen
Kinder in den Umkleideraum begleiten
3 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Chor einsingen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Türen öffnen
2 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Konzert ankündigen
Kinderchor betreuen
3 Personen
Mikrofone bedienen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Kinder in der Pause betreuen
4 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Kinder an die Eltern übergeben
3 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
Getränke für den Ausklang auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Ausrüstung sicher verpacken
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fotos sicher speichern
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Empfangstisch
Catering-TischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 20
NotenständerAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
USB-StickAnz. 2
Lampen für NotenpulteAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 16

Dekoration

BallonsAnz. 100
Ballonbogen
GirlandenAnz. 12
BühnentücherAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
SchereAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Catering

ProgrammhefteAnz. 130
NamensschilderAnz. 45
BadgehalterAnz. 45
ServiettenAnz. 250
NotenmappenAnz. 35
Präsentationsmappe
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 50
DankeskartenAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und lege danach das Programm fest. Für die Einladung sollten mindestens drei bis vier Wochen Vorlauf bleiben, damit Familien Zeit für Anmeldung und Rückfragen haben.
Sammle Einwilligungen der Eltern nicht erst beim Einlass. Setze eine Rückgabefrist von etwa zwei Wochen vor dem Konzert und führe die Kontaktdaten der Kinder in einer aktuellen Liste zusammen.
Plane die Betreuung nach Gruppen und Übergängen: Eine erwachsene Person sollte nicht gleichzeitig Kinder sammeln, den Auftritt vorbereiten und am Empfang stehen. Teile diese Aufgaben spätestens eine Woche vorher zu.
Prüfe die Tontechnik vor dem Veranstaltungstag mit den tatsächlichen Musikdateien. Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Notenpult-Lampen gemeinsam, statt nur die einzelnen Geräte abzuhaken.
Bereite Verpflegung und Empfang so vor, dass sie den Einlass nicht blockieren. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; drucke die letzte Teilnehmerliste am selben Tag oder höchstens einen Tag vorher, damit sie aktuell bleibt.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Kinderchor-Konzert organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Repertoire und Programm. Einladungen sollten etwa drei bis vier Wochen vor dem Konzert verschickt werden; Einwilligungen und Anmeldungen brauchen eine feste Frist.
Welche Einwilligungen braucht man für ein Kinderchor-Konzert?: Sammle die Einwilligungen der Eltern vor dem Konzert ein und hinterlege sie gemeinsam mit den Kontaktdaten der Kinder. Plane dafür eine Rückgabefrist von ungefähr zwei Wochen vor dem Termin, damit fehlende Unterlagen noch nachgefordert werden können.
Wie viele Betreuer braucht ein Kinderchor-Konzert?: Plane mindestens eine verantwortliche erwachsene Person je Kindergruppe und zusätzlich je eine Person für Empfang und Technik. Bei mehreren Gruppen oder getrennten Umkleiden sollte die Einteilung spätestens sieben Tage vorher schriftlich feststehen.
Was muss man bei der Technik für ein Kinderchor-Konzert prüfen?: Teste Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher, Kabel, Laptop oder USB-Stick und die Musikdateien spätestens am Vortag. Halte außerdem Ersatzkabel und eine funktionierende Beleuchtung für die Notenständer bereit, damit der Ablauf nicht an einem kleinen Defekt scheitert.

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