Kinderfilmfestival organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting
Een kinderfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films klaarzetten. Je regelt filmrechten, zalen, projectoren, aanmeldingen, oudercontacten, vrijwilligers en eten in een vaste volgorde. Begin met het programma en de locatie, test de techniek ruim vooraf en werk de bezoekerslijst en dieetwensen tijdig bij. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot het uitdelen van polsbandjes en snacks op de festivaldag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en films selecteren
2 personen
Filmrechten controleren
Locatie en zalen reserveren
Projectoren en schermen reserveren
Catering reserveren
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Oudercontacten bevestigen
2 personen
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Filmvolgorde vastleggen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Medewerkerinstructies maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Filmers en begeleiders informeren
Techniekset testen
2 personen
Films downloaden en controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Programma's en polsbandjes maken
3 personen
Snacks portioneren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Stoelen en zitzakken plaatsen
4 personen
Schermen en projectoren opstellen
3 personen
Geluid en verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Filmtafels klaarzetten
2 personen
Snackbuffet opbouwen
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Event
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma verzorgen
2 personen
Eerste film starten
2 personen
Snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
4 personen
Zalen opnieuw klaarzetten
3 personen
Tweede film starten
2 personen
Warme snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Avondpauze begeleiden
4 personen
Derde film starten
2 personen
Popcorn en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zaaltoezicht uitvoeren
3 personen
Afsluiting aankondigen
Kinderen naar uitgang begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Buffetten leegruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Projectoren uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Vloeren en tafels schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 180
- Zitzakkenaantal 40
- Loungekussensaantal 30
- Krukkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Popcornbakjesaantal 180
- Serveerschalenaantal 18
- Scharenaantal 6
Apparatuur
- Projectorenaantal 3
- Projectieschermenaantal 3
- Laptopsaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 6
- HDMI-adaptersaantal 6
- Luidsprekersaantal 6
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Popcornmachine
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Statafelsaantal 6
Decoratie
- Filmfestivalbanneraantal 2
- Postersaantal 20
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenlintaantal 3
- Sterrenslingersaantal 8
- Filmklapbordenaantal 4
- Rode lopersaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 8
- LED-lampenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Voorraadbakkenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalbakstickersaantal 24
- Handvegersaantal 4
- Vuilniscontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Organisatie
- Naamstickersaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Programmaflyersaantal 250
- Aanmeldlijstenaantal 10
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
- Allergenenkaartenaantal 20
- Filmkaartjesaantal 250
- Kassa-opbergbox
- Contantgeldkistje
- Portemonneezakkenaantal 6
- Walkietalkiesaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Polsbandjesknipperaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Transportkarrenaantal 2
- Gevondenvoorwerpenbakkenaantal 3
- Tafelbordhoudersaantal 15
- Rekenmachinesaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Ducttapeaantal 6
- Schilderstapeaantal 8
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Paraplu'saantal 4
- Koptelefoonsaantal 20
- Kleurpotlodenaantal 40
- Kleurplatenaantal 250
- Knutselpapieraantal 500
- Stiftenaantal 40
- Stickervellenaantal 100
- Puzzelsaantal 10
- Bordspellenaantal 8
- Kleurplatenmappenaantal 10
Tips
- Leg het programma uiterlijk 6 weken vooraf vast. Controleer per film de rechten, leeftijdsgeschiktheid, speelduur en benodigde ondertiteling voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Plan een volledige techniekproef uiterlijk 3 dagen vooraf. Test elke laptop, HDMI-kabel, adapter, projector, luidspreker en microfoon met de bestanden die je daadwerkelijk gaat afspelen.
- Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het festival. Maak daarna de definitieve bezoekerslijst, verzamel dieetwensen en bevestig de oudercontacten; zo kun je snacks en zitplaatsen gericht voorbereiden.
- Geef vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf een korte instructie met hun post en tijdstip. Verdeel iemand bij de ontvangst, iemand voor zaalbegeleiding en iemand die tijdens wissels de techniek controleert.
- Maak op de festivaldag een tijdsbuffer van minimaal 15 minuten tussen films. Die ruimte heb je nodig voor binnenkomst, toiletbezoek, opruimen van popcornbakjes en het wisselen van zaal of programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kinderfilmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, zalen, projectoren en schermen; regel daarna filmrechten, catering en communicatie.
- Wanneer moet ik de filmrechten voor een kinderfilmfestival controleren?
- Controleer de rechten voordat je het programma publiceert, bij voorkeur uiterlijk 6 weken vooraf. Bewaar per film de bevestiging en controleer opnieuw dat de bestanden uiterlijk 3 dagen voor het festival afspelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderfilmfestival?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger per zaal en 2 mensen voor ontvangst en catering. Bij meerdere zalen voeg je per extra zaal minstens 1 zaalbegeleider toe en plan je daarnaast 1 persoon die techniek en filmwissels bewaakt.
- Wanneer maak ik de definitieve bezoekerslijst voor een kinderfilmfestival?
- Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf en maak de definitieve lijst uiterlijk 5 dagen vooraf. Gebruik die lijst om oudercontacten, dieetwensen, polsbandjes, programmakaarten en snackporties af te ronden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!