Checklist pour organiser un festival de cinéma pour enfants

Un festival de cinéma pour enfants demande une préparation précise, surtout pour coordonner les films, les salles, les inscriptions et l’accueil des familles. Commencez par sécuriser le programme et les droits de diffusion, puis réservez le lieu et le matériel technique. Les derniers jours servent à confirmer les participants, répartir les bénévoles et tester chaque projection. Cette checklist vous aide à suivre les 78 tâches du plan dans le bon ordre, avec le matériel nécessaire pour les séances et les espaces d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner le programme et les films
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
Réserver le lieu et les salles
Réserver des projecteurs et des écrans
Réserver le catering
Établir le formulaire d'inscription
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les contacts des parents
2 personnes
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Définir l’ordre des films
2 personnes
Imprimer le déroulé
Rédiger les consignes du personnel
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les vidéastes et les accompagnateurs
Tester le kit technique
2 personnes
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Créer des programmes et des bracelets
3 personnes
Portionner les snacks
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer des chaises et des poufs
4 personnes
Installer les écrans et les projecteurs
3 personnes
Brancher le son et l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les tables de projection
2 personnes
Installer le buffet de snacks
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Assurer le programme d'ouverture
2 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Servir des snacks
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer les visites de salle
2 personnes
Animer le programme de la pause
4 personnes
Reconfigurer les salles
3 personnes
Lancer le deuxième film
2 personnes
Servir des snacks chauds
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Animer la pause du soir
4 personnes
Lancer le troisième film
2 personnes
Servir du pop-corn et des fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la surveillance de la salle
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les enfants vers la sortie
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Vider les buffets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre les projecteurs
2 personnes
Démonter l'équipement technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer les sols et les tables
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Stocker les restes au frais
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Poufsqté 40
Coussins de loungeqté 30
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 180
Couvertsqté 180
Gobelets à popcornqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Ciseauxqté 6

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Machine à pop-corn
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Tables hautesqté 6

Décoration

Bannière du festival de cinémaqté 2
Affichesqté 20
Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 3
Guirlandes d’étoilesqté 8
Claquettes de cinémaqté 4
Tapis rougesqté 2
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 12
Autocollants pour poubellesqté 24
Balais à mainqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Organisation

Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Flyers du programmeqté 250
Listes d’inscriptionqté 10
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Cartes allergènesqté 20
Billets de cinémaqté 250
Boîte de rangement pour caisse
Caisse à espèces
Pochettes porte-monnaieqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 8
Coupe-braceletsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2
Bacs pour objets trouvésqté 3
Supports pour cartes de tableqté 15
Calculatricesqté 2
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 8
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluiesqté 4
Casques audioqté 20
Crayons de couleurqté 40
Coloriagesqté 250
Papier de bricolageqté 500
Marqueursqté 40
Feuilles d'autocollantsqté 100
Puzzlesqté 10
Jeux de sociétéqté 8
Classeurs de coloriageqté 10

Conseils

Réservez les projecteurs, écrans, ordinateurs, câbles et adaptateurs plusieurs semaines à l’avance. Prévoyez une vérification complète du kit technique au plus tard la veille, avec chaque film téléchargé et testé.
Ne vous contentez pas du nombre d’inscriptions : confirmez le contact d’un parent pour chaque enfant et recueillez les besoins alimentaires au moins 5 jours avant le festival.
Définissez l’ordre des films avant d’imprimer les programmes et le déroulé. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séances pour les déplacements, le nettoyage et l’installation du matériel.
Répartissez les bénévoles par zone et par horaire, notamment pour l’accueil, les salles, les files d’attente et les espaces de restauration. Remettez-leur des consignes écrites avant l’ouverture des portes.
Portionnez les snacks avant l’arrivée du public et installez les gobelets, assiettes, couverts et gobelets à popcorn sur des tables accessibles. Prévoyez des glacières ou des réfrigérateurs pour garder les produits sensibles au frais pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cinéma pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de sélectionner les films, vérifier les droits de diffusion, réserver les salles et le matériel, puis gérer les inscriptions et la communication.
Quand faut-il confirmer les inscriptions au festival ?: Établissez la liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement. Confirmez à ce moment-là les coordonnées des parents, les besoins alimentaires et le nombre d’enfants par séance.
Quand tester le matériel de projection ?: Testez les projecteurs, écrans, ordinateurs, câbles, adaptateurs, haut-parleurs et microphones au plus tard la veille. Lancez chaque film quelques minutes afin de vérifier l’image, le son, le format et les sous-titres éventuels.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de cinéma pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par salle et 2 personnes à l’accueil pour une petite manifestation. Ajoutez une personne dédiée aux snacks et une autre pour les problèmes techniques dès que plusieurs séances se déroulent en parallèle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.