Checklist para organizar un festival de cine infantil

Organizar un festival de cine infantil requiere coordinar películas, salas, familias y equipos sin dejar decisiones para el último día. Empieza por seleccionar el programa y comprobar los derechos de proyección antes de reservar horarios y material técnico. Después tendrás que gestionar las inscripciones, confirmar contactos con los padres y preparar al equipo. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen olvidarse, desde probar los proyectores hasta porcionar los aperitivos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Seleccionar el programa y las películas
2 personas
Comprobar los derechos de proyección
Reservar el recinto y las salas
Reservar proyectores y pantallas
Reservar el catering
Redactar el formulario de inscripción
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los contactos con los padres
2 personas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Fijar el orden de las películas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar instrucciones para el personal
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los camarógrafos y acompañantes
Probar el kit técnico
2 personas
Descargar y revisar las películas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Preparar programas y pulseras
3 personas
Porcionar los aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar sillas y puffs
4 personas
Montar pantallas y proyectores
3 personas
Conectar el sonido y la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las mesas de cine
2 personas
Montar el buffet de aperitivos
3 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Comprobar los baños
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
3 personas
Repartir pulseras
2 personas
Organizar el programa de apertura
2 personas
Empezar la primera película
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar rondas por la sala
2 personas
Coordinar el programa del descanso
4 personas
Volver a preparar las salas
3 personas
Empezar la segunda película
2 personas
Servir snacks calientes
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Guiar el descanso de la tarde
4 personas
Iniciar la tercera película
2 personas
Servir palomitas y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar la supervisión de la sala
3 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los niños hacia la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Vacíar los bufés
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar los proyectores
2 personas
Desmontar la técnica
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar suelos y mesas
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Entregar las llaves del lugar
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 180
Pufscant. 40
Cojines de loungecant. 30
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertoscant. 180
Cajas para palomitascant. 180
Bandejas de servircant. 18
Tijerascant. 6

Equipo

Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Máquina de palomitas
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Mesas altascant. 6

Decoración

Banner del festival de cinecant. 2
Cartelescant. 20
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Guirnaldas de estrellascant. 8
Claquetas de cinecant. 4
Alfombras rojascant. 2
Mantelescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Papeleracant. 12
Etiquetas para cubos de basuracant. 24
Escobas de manocant. 4
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Organización

Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Folletos del programacant. 250
Listas de inscripcióncant. 10
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Entradas de cinecant. 250
Caja de almacenamiento para caja registradora
Cajita para efectivo
Bolsillos para la carteracant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 8
Cortador de pulserascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Carros de transportecant. 2
Contenedores de objetos perdidoscant. 3
Soportes para carteles de mesacant. 15
Calculadorascant. 2
Bridascant. 100
Cinta americanacant. 6
Cinta de pintorcant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Paraguascant. 4
Auricularescant. 20
Lápices de colorescant. 40
Libros para colorearcant. 250
Papel para manualidadescant. 500
Rotuladorescant. 40
Hojas de pegatinascant. 100
Puzlescant. 10
Juegos de mesacant. 8
Carpetas de dibujos para colorearcant. 10

Consejos

Comprueba los derechos de proyección antes de anunciar las películas. Hazlo al menos 4 semanas antes, porque un cambio de programa puede afectar las invitaciones, los horarios y la reserva de salas.
Cierra las inscripciones con una fecha concreta y prepara una lista definitiva de asistentes 3 o 4 días antes. En ese momento confirma teléfonos de los padres, acompañantes y preferencias dietéticas.
Prueba cada película en el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI y los altavoces al menos 24 horas antes. Revisa también los adaptadores, el sonido y la duración real de los archivos descargados.
Asigna voluntarios por función y entrega instrucciones escritas antes de la apertura. Necesitarás cubrir como mínimo la recepción, el acompañamiento de los niños, la sala, el catering y cualquier incidencia técnica.
Prepara los aperitivos y las pulseras antes de que lleguen los asistentes. Porcionar las palomitas con antelación y dejar listas las mesas, vasos, platos y cubiertos evita colas durante los cambios de película.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el recinto, las salas y el equipo técnico al principio; deja cerrados el programa y los derechos de proyección antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del festival infantil?: Ciérralas entre 3 y 4 días antes del evento. Así puedes elaborar la lista definitiva, confirmar los contactos de los padres, ajustar el catering y preparar suficientes pulseras y aperitivos.
¿Cuándo hay que probar los proyectores y las películas?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes. Reproduce cada película con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los cables que utilizarás el día del festival.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cine infantil?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función o sala, además de personas para recepción y catering. Con varias salas, asigna un responsable fijo a cada una y entrega las instrucciones por escrito antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.