Kinderfilmfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Kinderfilmfestival braucht mehr als Filme und einen Projektor. Du planst mehrere Vorführungen, passende Räume, Filmrechte, Anmeldungen, Betreuung und eine Technik, die vor dem Einlass getestet ist. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Programm, Ort und Reservierungen. In den letzten sieben Tagen prüfst du die endgültige Besucherliste, teilst Helfer ein und bereitest Programme, Armbänder und portionierte Snacks vor. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Einlass, Technik und die Kinder.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm und Filme auswählen
2 Personen
Filmrechte prüfen
Location und Räume reservieren
Projektoren und Leinwände reservieren
Catering reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Posts veröffentlichen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Elternkontakte bestätigen
2 Personen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Filmreihenfolge festlegen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Mitarbeiteranweisungen erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Filmer und Betreuer informieren
Technikset testen
2 Personen
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien abholen
2 Personen
Programme und Armbänder erstellen
3 Personen
Snacks portionieren
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Stühle und Sitzsäcke aufstellen
4 Personen
Leinwände und Projektoren aufstellen
3 Personen
Ton und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Filmtische aufstellen
2 Personen
Snackbuffet aufbauen
3 Personen
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
Allergeninformationen bereitlegen
Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Eröffnungsprogramm gestalten
2 Personen
Ersten Film starten
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Rundgänge durch den Saal durchführen
2 Personen
Pausenprogramm betreuen
4 Personen
Säle neu herrichten
3 Personen
Zweiten Film starten
2 Personen
Warme Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
Abendpause begleiten
4 Personen
Dritten Film starten
2 Personen
Popcorn und Obst servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Saalaufsicht durchführen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Kinder zum Ausgang begleiten
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Buffets abräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Projektoren ausschalten
2 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Böden und Tische reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel abgeben
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 180
SitzsäckeAnz. 40
LoungekissenAnz. 30
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
Mehrweg-TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
PopcornbecherAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ScherenAnz. 6

Ausstattung

ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LaptopsAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
LautsprecherAnz. 6
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Popcornmaschine
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
StehtischeAnz. 6

Dekoration

Filmfestival-BannerAnz. 2
PosterAnz. 20
BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 3
SternengirlandenAnz. 8
Film-KlappenAnz. 4
Rote TeppicheAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 12
Mülleimer-AufkleberAnz. 24
HandfegerAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Organisation

NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
ProgrammflyerAnz. 250
AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
WegweiserAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20
FilmticketsAnz. 250
Kassen-Aufbewahrungsbox
Kassette für Bargeld
Portemonnaie-TaschenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
PowerbanksAnz. 8
Armband-SchneiderAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2
FundkistenAnz. 3
TischschildhalterAnz. 15
TaschenrechnerAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 12
RegenschirmeAnz. 4
KopfhörerAnz. 20
BuntstifteAnz. 40
MalvorlagenAnz. 250
BastelpapierAnz. 500
StifteAnz. 40
AufkleberbögenAnz. 100
PuzzlesAnz. 10
BrettspieleAnz. 8
MalvorlagenmappenAnz. 10

Tipps

Kläre die Filmrechte, bevor du Einladungen verschickst. Lege außerdem die Reihenfolge der Filme und die geplanten Anfangszeiten mindestens zwei Wochen vorher fest, damit Eltern verlässlich planen können.
Reserviere Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Laptops sowie HDMI-Kabel und Adapter frühzeitig. Teste jede Filmdatei spätestens am Vortag mit Bild, Ton und Untertiteln am tatsächlichen Aufbauort.
Schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vor dem Festival und erstelle danach die endgültige Besucherliste. Bestätige Elternkontakte und notiere Ernährungswünsche gesammelt für Catering und Snackausgabe.
Plane die Betreuung pro Raum und Schicht, statt Freiwillige nur allgemein einzuteilen. Übergib Mitarbeiteranweisungen, Drehbuch und Filmreihenfolge spätestens beim Teambriefing am Veranstaltungstag.
Bereite Programme und Armbänder vor dem Einlass vor und portioniere Snacks erst nach dem Abgleich mit der Besucherliste. Stelle Wasser, Becher, Teller und Servierschalen an einen festen Ausgabepunkt, damit sich vor dem Film keine Schlange im Saal bildet.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Kinderfilmfestival organisieren?: Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Filmauswahl, Filmrechten, Räumen und Technikreservierungen. Einladungen und Anmeldeformular sollten etwa vier Wochen vor dem Termin fertig sein.
Wann sollte man die Filmrechte für ein Kinderfilmfestival prüfen?: Prüfe die Rechte vor der öffentlichen Ankündigung und vor dem Versand der Einladungen. Plane dafür mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein, weil Ersatzfilme und Genehmigungen Zeit benötigen können.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderfilmfestival?: Plane mindestens eine betreuende Person pro Vorführraum und zusätzlich zwei Personen für Einlass und Ausgabe ein. Bei mehreren parallelen Räumen kommt pro Raum mindestens eine weitere Betreuungskraft hinzu.
Wann muss die Technik für ein Kinderfilmfestival getestet werden?: Teste Filme, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Kabel spätestens am Vortag vollständig. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durch.

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