Checklist voor een goed georganiseerd kinderfilmfestival

Een kinderfilmfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen films kiezen en stoelen neerzetten. Je moet filmrechten en apparatuur vroeg vastleggen, bezoekers aanmelden, vrijwilligers indelen en rekening houden met kinderen, scholen en dieetwensen. Werk van programma en locatie naar techniek, catering en ontvangst toe. Plan uiterlijk één week vooraf een volledige technische test en controleer op de festivaldag zelf beeld, geluid, kabels, bewegwijzering en toegangskaarten voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Filmrechten controleren
2 personen
Films reserveren
Locatie reserveren
Projectieapparatuur reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Programma op website plaatsen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Scholen en clubs benaderen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering ontwerpen
Plattegrond zaal maken
Technische test plannen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Films downloaden en controleren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Koelboxen vullen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Projector installeren
2 personen
Scherm plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Films technisch testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing geven
3 personen

Event

Entree bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Eerste film starten
2 personen
Zaalwacht tijdens film
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Popcorn en snacks serveren
3 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Tweede film starten
2 personen
Zaalwacht tijdens tweede film
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Derde film aankondigen
Derde film starten
2 personen
Zaalwacht tijdens derde film
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Projector veilig inpakken
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Entreebalie
Cateringtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Filmprojector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbaar bestekaantal 150
Schaaltjesaantal 30
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Magnetron
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12

Decoratie

Filmfestivalbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Filmpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Sterrenversieringaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
LED-lampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Catering

Popcornmachinesaantal 2
Popcornbakjesaantal 150
Snackbakjesaantal 150
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 20
Toegangsbandjesaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Filmquizprijzenaantal 30
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Waskrukkenaantal 2

Overig

Clipboardmappenaantal 6
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
EHBO-dozenaantal 2
Portofoonsaantal 6
Kassa
Geldkist
Pinapparaat

Tips

Leg filmrechten, films en projectieapparatuur vast voordat je het programma publiceert. Reserveer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zodat je nog kunt wisselen als een film niet beschikbaar blijkt.
Open aanmeldingen pas nadat locatie, programma en capaciteit zijn bevestigd. Houd per voorstelling bij hoeveel kinderen en begeleiders komen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok iemand aan voor entree, zaal, techniek en catering. Geef iedereen het draaiboek en een plattegrond voordat de zaal opengaat.
Doe de technische test uiterlijk 1 week vooraf met de echte films, laptop of mediaspeler, projector, scherm, luidsprekers, microfoons en alle HDMI- en verlengkabels. Controleer ook het geluid achter in de zaal.
Zet op de festivaldag minstens 90 minuten voor de eerste voorstelling de zaal klaar. Vul koelboxen, plaats afvalbakken en bewegwijzering, test de entreebalie en leg zaklampen, powerbanks en kabelgoten direct bereikbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderfilmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, filmrechten en locatie. Open de aanmeldingen zodra die onderdelen vaststaan en sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het festival.
Wanneer moet ik de techniek van een kinderfilmfestival testen?: Plan een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de dag zelf. Test met de definitieve films en controleer beeld, geluid, aansluitingen, stroomverdeling en kabels in de zaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kinderfilmfestival?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de entree, 1 in de zaal, 1 voor techniek en 1 voor catering per gelijktijdige voorstelling. Voeg bij grotere groepen per 25 tot 30 kinderen ongeveer 1 extra zaalvrijwilliger toe.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het kinderfilmfestival verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en maak uiterlijk 7 dagen vooraf een overzicht. Controleer het overzicht nog één keer bij het klaarzetten van de catering, zodat aangepaste porties herkenbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.