Checklist pour organiser un festival de cinéma pour enfants

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la date et le programme, puis vérifiez les droits de diffusion avant de réserver définitivement les films. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance, car une autorisation manquante peut bloquer toute une séance.
• Planifiez un test technique au moins 24 heures avant l’accueil du public. Testez chaque film en entier ou au minimum ses premières minutes, avec le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges réellement utilisés.
• Fermez les inscriptions quelques jours avant le festival afin de traiter les listes, les cartes d’entrée et les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée pour les enfants inscrits, les accompagnateurs, les écoles et les clubs.
• Attribuez les postes des bénévoles par créneau d’au moins 2 heures : accueil, orientation, salle, technique et collation. Imprimez la répartition ainsi que le déroulé, car les téléphones sont peu pratiques pendant un changement de séance.
• Préparez la salle la veille lorsque c’est possible : chaises, tables, bureau d’accueil, signalétique, poubelles et plan de salle. Le jour même, récupérez les clés assez tôt pour remplir les glacières, installer les boissons et ouvrir la salle sans retarder la première projection.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de cinéma pour enfants ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les droits, réserver les films et le lieu, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et tester le matériel.

Quand vérifier les droits de diffusion d’un film pour enfants ?

Vérifiez-les avant toute communication publique du programme et au moins 6 semaines avant le festival. Conservez une confirmation écrite pour chaque film et contrôlez que l’autorisation couvre bien le lieu, la date et le type de public.

Combien de bénévoles faut-il pour un festival de cinéma pour enfants ?

Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne en salle par espace de projection et 1 référent technique. Pour plusieurs séances ou un public nombreux, ajoutez 1 personne pour l’orientation et 1 à 2 personnes pour la collation par créneau de 2 heures.

Quand tester le projecteur et les films avant le festival ?

Faites un premier test complet la veille et une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Contrôlez l’image, le son, les sous-titres si nécessaire, les fichiers téléchargés, les lecteurs multimédias, les câbles et les multiprises.

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