Kinderfilmfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Reserviere die Filme anschließend so früh, dass Download, Prüfung und ein vollständiger Techniktest noch vor dem Festival möglich sind.
• Plane den Techniktest nicht nur mit Bild und Ton, sondern auch mit HDMI-Kabeln, Verlängerungskabeln, Kabelkanälen und Ersatzakkus. Spiele jede Datei mindestens einmal am verwendeten Laptop oder Medienplayer ab.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Kapazität und Saalplan feststehen. Erfasse dabei Allergien und andere Ernährungswünsche; für die Bearbeitung kurz vor dem Festival bleibt sonst kaum Zeit.
• Teile Helfer mindestens einige Tage vor dem Termin festen Aufgaben und Uhrzeiten zu: Einlass, Technik, Saal, Catering und Aufräumen. Drucke Drehbuch, Einteilung und Saalplan aus, damit niemand vom Internet oder einem einzelnen Laptop abhängig ist.
• Bereite Einlass und Pausen vor, bevor der Saal geöffnet wird. Fülle Kühlboxen, stelle wiederverwendbare Becher und Teller bereit, bringe Beschilderung an und lege Taschenlampen für dunkle Wege und Notfälle griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kinderfilmfestival planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Filmrechte, Filmauswahl, Location, Projektionsausrüstung und Helfer brauchen oft mehrere Abstimmungen; die Anmeldung sollte erst starten, wenn diese Grundlagen feststehen.

Wie viele Helfer braucht ein Kinderfilmfestival?

Plane mindestens eine Person für Technik, zwei für Einlass und Karten sowie eine Aufsichtsperson pro Saal ein. Bei mehreren Sälen oder Pausen mit Catering kommen zusätzlich Helfer für Saal, Getränke und Aufräumen hinzu.

Wann sollte ich die Filme und die Technik testen?

Prüfe die Filmdateien spätestens 3 bis 5 Tage vorher und führe am Veranstaltungsort einen vollständigen Techniktest durch. Kontrolliere dabei Bild, Ton, Lautsprecher, Mikrofone, Medienplayer und alle Kabel am tatsächlichen Aufbau.

Wie lange vorher sollte die Anmeldung für ein Kinderfilmfestival öffnen?

Öffne die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Eintrittskarten vorzubereiten, Schulen und Clubs anzusprechen und Ernährungswünsche zu sammeln.

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