Checklist para organizar un festival de cine infantil

Organizar un festival de cine infantil requiere coordinar películas, derechos de proyección, sala y muchas tareas pequeñas que suelen quedarse para el final. Empieza fijando la fecha y el programa, y reserva cuanto antes el espacio y el equipo de proyección. Después, abre las inscripciones, contacta con escuelas y clubes y asigna funciones a los voluntarios. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación hasta abrir la sala y recibir a las familias.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar los derechos de proyección
2 personas
Reservar películas
Reservar el lugar
Reservar el equipo de proyección
Reclutar voluntarios
2 personas
Publicar el programa en la web
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Contactar con escuelas y clubes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Diseñar la señalización
Crear el plano de la sala
Planificar una prueba técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Descargar y revisar las películas
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Instalar el proyector
2 personas
Colocar la pantalla
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Probar técnicamente las películas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar los baños
Dar la reunión informativa al equipo
3 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Empezar la primera película
2 personas
Vigilar la sala durante la película
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir palomitas y snacks
3 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Empezar la segunda película
2 personas
Vigilancia de la sala durante la segunda película
2 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar la tercera película
Iniciar la tercera película
2 personas
Servicio de sala durante la tercera película
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el cierre
Recoger objetos perdidos
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el proyector de forma segura
2 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensajes a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mostrador de entrada
Mesas de cateringcant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector de cine
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 4
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 130
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cuencoscant. 30
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Microondas
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas de servircant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Banner del festival de cinecant. 2
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Pósters de películascant. 12
Mantelescant. 12
Decoración de estrellascant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Catering

Máquinas de palomitascant. 2
Cajas para palomitascant. 150
Bandejas para snackscant. 150
Dispensadores de bebidascant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Pulseras de accesocant. 150
Folletos del programacant. 150
Premios del quiz de cinecant. 30
Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cubetas de lavadocant. 2

Otros

Carpetas portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta de pintorcant. 8
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado

Consejos

Comprueba los derechos de proyección antes de anunciar el programa y reserva las películas con tiempo suficiente para descargarlas, revisarlas y solucionar cualquier problema técnico.
Haz una prueba técnica completa al menos 1 día antes: conecta proyector, pantalla, reproductores, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas y cables de repuesto.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes para preparar las tarjetas de acceso, la distribución de voluntarios y las compras sin trabajar con cifras provisionales.
Prepara un plano de la sala y señalización clara para la entrada, las filas, los aseos y la zona de catering; imprímelos como mínimo el día anterior.
Recoge las llaves, llena las neveras portátiles y coloca el material antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para revisar sillas, mesas, papeleras, cables y salidas despejadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de cine infantil?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, el programa, los derechos de proyección, las películas, la sala y el equipo deben quedar encaminados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se deben comprobar los derechos de proyección?: Compruébalos antes de publicar el programa y, como mínimo, 6 semanas antes del festival. No anuncies una película hasta confirmar que puedes proyectarla públicamente.
¿Cuánto tiempo antes hay que hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repite una revisión breve al abrir la sala. Comprueba imagen, sonido, conexiones, reproductores y micrófonos con el equipo que usarás ese día.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y preparar las tarjetas de acceso?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del festival. Así puedes preparar las tarjetas de acceso, organizar a los voluntarios, revisar las preferencias dietéticas y ajustar la compra.

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