Checklist pour organiser un festival pour enfants

Un festival pour enfants demande plus qu’un programme d’activités : il faut coordonner le lieu, les inscriptions, les bénévoles, le matériel et la sécurité. Cette checklist de 89 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au rangement. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les cartes de chasse au trésor, les rallonges et le plan prévu en cas de pluie. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et suivre les préparatifs semaine après semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier la responsabilité civile
Définir les prestataires et les locations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme en ligne
Confirmer les réservations
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Acheter des prix pour les jeux
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les prix
2 personnes
Préparer les activités créatives
3 personnes
Imprimer les cartes de la chasse au trésor
Composer la playlist musicale
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer des cartes d’allergènes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Recharger les téléphones et les talkies-walkies
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes et les parasols
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l’électricité et les rallonges
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager le coin câlins
2 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Installer la table de maquillage
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Installer le bar à boissons
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Afficher le programme des activités
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les premiers secours et les coordonnées de contact
2 personnes
Faire la dernière ronde du site
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les enfants
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Animer les activités de bricolage
4 personnes
Animer les jeux
5 personnes
Réaliser le maquillage
3 personnes
Assurer la surveillance du château gonflable
2 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
2 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier les points d’eau
Animer la mini-disco pour enfants
3 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Nettoyer les restes alimentaires
3 personnes
Rassembler la vaisselle et le matériel
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes et les parasols
6 personnes
Trier le matériel de jeu
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Étiqueter les objets empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Couverture de pique-niqueqté 8
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 16
Figurines thématiquesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Pied de haut-parleurqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Matériel de sport

Balles souplesqté 20
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 12
Sacs de course en sacqté 12
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Set de lancer d’anneauxqté 2
Tissu parachute

Matériel de bricolage

Tabliers de peinture pour enfantsqté 30
Tabliers pour les accompagnateursqté 6
Présentoirs de tableqté 10
Bacs à peintureqté 20
Pinceauxqté 60
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 4
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Papier à dessinqté 500
Bacs de bricolageqté 12
Kits de maquillageqté 4
Miroirsqté 4
Paillettesqté 12
Petits pinceauxqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 150
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Caisse
Caisse

Matériel de jeu

Cartes de chasse au trésorqté 120
Kits de tamponsqté 6
Tampons encreursqté 6
Roue de la fortune
Machines à bullesqté 4
Table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Désignez un responsable pour chaque zone et activité. Préparez la répartition des bénévoles au plus tard 7 jours avant le festival, avec les horaires et les numéros de contact.
Vérifiez les autorisations, l’assurance responsabilité civile et les réservations avant de commander ou louer le matériel. Une confirmation écrite évite les changements de dernière minute.
Préparez le plan de repli dès que la météo devient incertaine, idéalement 48 heures avant l’événement. Vérifiez que les tentes, tables, chaises et activités peuvent réellement tenir dans l’espace prévu.
Imprimez le déroulé, la liste de contacts et les affiches du programme la veille. Testez aussi le microphone, la table de mixage, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des enfants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival pour enfants ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer les prestataires, recruter les bénévoles et envoyer les invitations.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par activité ou zone, plus 2 personnes pour l’accueil et la coordination. Pour 5 activités simultanées, comptez donc au moins 7 bénévoles et désignez un responsable principal.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer les réservations, ajuster les quantités et noter les besoins alimentaires.
Que prévoir pour un festival pour enfants en cas de pluie ?: Décidez du plan de repli au plus tard 48 heures avant et prévoyez un espace couvert pour les activités essentielles. Vérifiez notamment la place nécessaire pour les tables, les chaises, le matériel sonore et les ateliers créatifs.

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