Checklist para organizar un festival infantil sin imprevistos

Un festival infantil necesita más que juegos y decoración: hay que coordinar horarios, espacio, permisos, proveedores, voluntarios e inscripciones. Esta checklist reúne el trabajo desde la primera planificación hasta la preparación final del recinto. También contempla lo que suele olvidarse, como las preferencias alimentarias, la señalización, los premios y un programa alternativo para la lluvia. Sigue las tareas por orden y utiliza el inventario para comprobar que no falte ningún material el día del festival.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar la responsabilidad civil
Reservar proveedores y alquileres
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa de actividades
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Confirmar las reservas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Comprar premios para juegos
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los premios
2 personas
Preparar manualidades
3 personas
Imprimir las tarjetas de la búsqueda del tesoro
Crear lista de reproducción musical
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Crear tarjetas de alérgenos
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Cargar los teléfonos y walkie-talkies
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar tiendas y sombrillas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Tender la electricidad y los alargadores
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el rincón de abrazos
2 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Montar mesas de manualidades
3 personas
Montar la mesa de pintacaras
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar la barra de bebidas
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar señales de ruta y seguridad
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Colgar el programa de actividades
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar los datos de primeros auxilios y de contacto
2 personas
Dar la última ronda por el recinto
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los niños
3 personas
Coordinar el programa de apertura
2 personas
Coordinar actividades de manualidades
4 personas
Guiar los juegos
5 personas
Encargarse del maquillaje
3 personas
Supervisar el castillo hinchable
2 personas
Organizar la búsqueda del tesoro
2 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
3 personas
Gestionar el programa musical
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar los puntos de agua
Coordinar la discoteca infantil
3 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Anunciar el cierre
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Recoger restos de comida
3 personas
Reunir la vajilla y los materiales
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar tiendas de campaña y parasoles
6 personas
Clasificar el material de juego
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Etiquetar los artículos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Manta de picniccant. 8
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Vasos para niñoscant. 80
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Decoración

Globoscant. 300
Bomba de globoscant. 3
Guirnaldascant. 20
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 16
Figuras temáticascant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Soporte para altavozcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Material deportivo

Pelotas blandascant. 20
Aroscant. 12
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 12
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Set de lanzamiento de anillascant. 2
Tela de paracaídas

Material de manualidades

Delantales de pintura para niñoscant. 30
Delantales para los acompañantescant. 6
Caballetes de mesacant. 10
Bandejas de pinturacant. 20
Pincelescant. 60
Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 4
Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Papel para dibujarcant. 500
Cajas para manualidadescant. 12
Kits de maquillajecant. 4
Espejoscant. 4
Purpurinacant. 12
Pincelitoscant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Linternascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150

Registro

Formularios de inscripcióncant. 150
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Caja registradora
Caja registradora

Material de juego

Tarjetas de búsqueda del tesorocant. 120
Sets de selloscant. 6
Tampones para sellarcant. 6
Ruleta de la fortuna
Máquinas de pompas de jabóncant. 4
Mesa de premios

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define la fecha, el programa y la distribución del terreno con varias semanas de margen. Así puedes comprobar permisos, responsabilidad civil, alquileres y disponibilidad de proveedores antes de enviar las invitaciones.
Cierra las inscripciones antes de comprar comida y preparar materiales. Usa el número de niños confirmado para ajustar vasos, platos, cuencos, cubiertos, premios y actividades, y registra las preferencias dietéticas.
Asigna a los voluntarios por franjas horarias y funciones concretas. Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos para que cada persona sepa dónde debe estar durante el montaje, las actividades y el cierre.
Prepara la comunicación del recinto antes de abrir las puertas. Coloca carteles direccionales y pósteres del programa, y prueba los altavoces, el micrófono, la mesa de mezclas, los cables y las regletas con antelación.
No esperes al mismo día para decidir qué hacer si llueve. Consulta el pronóstico, prepara un programa alternativo y comprueba que las carpas, mesas, sillas y materiales de manualidades puedan utilizarse en el espacio disponible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival infantil?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, reservar alquileres y preparar el programa. Deja la última semana para confirmar reservas, revisar el inventario, imprimir documentos y comprar lo que falte.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival infantil?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del festival. Ese plazo permite recopilar preferencias dietéticas, confirmar la asistencia y calcular comida, vasos, premios y materiales para las actividades.
¿Qué se necesita para organizar un festival infantil si llueve?: Prepara un programa alternativo como mínimo 3 días antes y decide qué actividades caben bajo las carpas o en el espacio cubierto. Comprueba también el pronóstico 24 horas antes y vuelve a revisar la distribución de mesas, sillas y equipos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival infantil?: Calcula al menos 1 voluntario por cada actividad activa y añade 2 personas para recepción, orientación y cambios de turno. Reparte las funciones por horas y entrega el plan de trabajo y la lista de contactos antes de empezar.

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