Kindercongres organiseren: checklist van planning tot start
Een kindercongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk inschrijvingen, toestemmingen, noodcontacten, workshops, begeleiding, catering en techniek. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar groepsindeling, materialen en ontvangst. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen en toestemmingen controleren, workshopruimtes logisch indelen, naambadges maken en alle audiovisuele apparatuur vooraf testen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
Workshoponderwerpen bepalen
3 personen
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingen verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Workshopmaterialen sorteren
3 personen
Welkomsttassen vullen
3 personen
Routebordjes maken
Registratielijst afdrukken
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Zaalindeling controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Workshoptafels inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Welkomsttassen uitdelen
2 personen
Kinderen naar zalen begeleiden
5 personen
Opening verzorgen
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Eerste workshop begeleiden
8 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede workshop begeleiden
8 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Tafels afruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
Kinderen naar ophaalpunt begeleiden
5 personen
Ouders of begeleiders afmelden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Zalen opruimen
5 personen
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Deelnemersinformatie verwijderen
Bedankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Registratietafelsaantal 2
- Werktafelsaantal 18
- Stoelenaantal 125
- Klaptafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 20
- Kapstokkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Dinerbordenaantal 130
- Diepe bordenaantal 130
- Besteksetsaantal 140
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Serveertangenaantal 10
- Broodmandenaantal 8
- Voedselcontainersaantal 20
- Inductiekookplatenaantal 2
- Pannenaantal 4
- Snijplankmattenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenpompaantal 3
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Kleurrijke tafeldecoratieaantal 20
- Pijlbordjesaantal 20
- Welkomstbord
- Plakgumaantal 6
- Schilderstapeaantal 8
Catering
- Naambadgehoudersaantal 130
- Welkomsttassenaantal 125
- Lunchtassenaantal 125
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakmoppenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 30
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Papierwaren
- Deelnemerslijstenaantal 10
- Programmaflyersaantal 140
- Workshopwerkbladenaantal 150
- Naamkaartjesaantal 140
- Notitieboekjesaantal 130
- Pennensetsaantal 140
- Kleurpotlodenaantal 20
- Viltstiftenaantal 20
- A4-papieraantal 1000
- Flip-overblokkenaantal 8
- Post-itsaantal 40
- Plakbandaantal 10
- Scharenaantal 20
- Lijmstiftenaantal 30
- Pennenaantal 30
- Whiteboardstiftenaantal 30
- Klembordenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Pictogrammenaantal 30
- Zaklampenaantal 6
- Fluoriserende hesjesaantal 12
- Polsbandjesaantal 150
Tips
- Leg het programma en de workshoponderwerpen minstens 6 weken vooraf vast. Dan hebben sprekers en begeleiders tijd om hun bijdrage af te stemmen en kun je uitnodigingen met een duidelijk tijdschema versturen.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 10 dagen voor het congres. Gebruik de laatste week om toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten te controleren en de groepsindeling definitief te maken.
- Plan per workshopgroep één begeleider en geef elke ruimte een zichtbaar routebordje. Leg workshopmaterialen per groep klaar, zodat de registratie niet wordt opgehouden door zoeken of verdelen.
- Test laptops, beamer, projectiescherm, microfoons en speakers minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, HDMI-kabels en oplaadkabels; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak.
- Zet de registratie minstens 45 minuten voor de start open. Leg de registratielijst, naambadges en welkomsttassen klaar en koel dranken tijdig, zodat kinderen en begeleiders niet tegelijk bij één tafel hoeven te wachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kindercongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, zalen en begeleiders; plan de laatste 10 dagen voor controles van aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kindercongres?
- Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de congresdag. Geef een sluitingsdatum voor aanmelden die 10 tot 14 dagen vooraf ligt, zodat je daarna groepen, catering en naambadges kunt afronden.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een kindercongres?
- Plan minimaal 1 begeleider per workshopgroep en wijs daarnaast iemand aan voor registratie en algemene coördinatie. Bij meerdere zalen is één aanspreekpunt per zaal praktisch, zodat een groep niet onbeheerd achterblijft.
- Wanneer test je de techniek voor een kindercongres?
- Test alle techniek uiterlijk de dag ervoor en doe op de congresdag nog een korte controle vóór de ontvangst. Controleer niet alleen laptops, beamer en microfoons, maar ook stroomvoorziening, kabels en opgeladen powerbanks.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!