Organiser un congrès des enfants sans rien oublier

Un congrès des enfants demande une préparation précise : plusieurs groupes, des ateliers, des accompagnateurs et des autorisations à suivre. Commence par fixer la date, le programme et les espaces, puis organise les inscriptions et les besoins particuliers. Les dernières semaines servent à confirmer les effectifs, préparer les badges, répartir les groupes et tester la technique. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du cadrage initial à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Définir les thèmes des ateliers
3 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les autorisations
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier le matériel d’atelier
3 personnes
Préparer les sacs de bienvenue
3 personnes
Créer des panneaux de direction
Imprimer la liste d'inscription
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
Vérifier l’agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer les tables d'atelier
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Distribuer les sacs de bienvenue
2 personnes
Accompagner les enfants aux salles
5 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer la présentation
2 personnes
Animer le premier atelier
8 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le deuxième atelier
8 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
Guider les enfants vers le point de récupération
5 personnes
Désinscrire les parents ou accompagnateurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les salles
5 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Supprimer les informations des participants
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de travailqté 18
Chaisesqté 125
Tables pliantesqté 6
Nappesqté 20
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes creusesqté 130
Couvertsqté 140
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Corbeilles à painqté 8
Conteneurs alimentairesqté 20
Plaques à inductionqté 2
Casserolesqté 4
Tapis de planche à découperqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de table coloréeqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneau d’accueil
Colle repositionnableqté 6
Ruban de masquageqté 8

Catering

Supports de badges nominatifsqté 130
Sacs de bienvenueqté 125
Sacs repas du midiqté 125
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Balais à franges de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 30
Gants en caoutchoucqté 12
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Papeterie

Listes de participantsqté 10
Flyers du programmeqté 140
Feuilles de travail pour atelierqté 150
Badges nominatifsqté 140
Carnetsqté 130
Sets de stylosqté 140
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Papier A4qté 1000
Blocs pour chevaletqté 8
Post-itqté 40
Ruban adhésifqté 10
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Stylosqté 30
Marqueurs pour tableau blancqté 30
Presse-papiersqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pictogrammesqté 30
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Braceletsqté 150

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : les thèmes des ateliers, les horaires et le nombre de groupes déterminent les salles, les tables de travail et les accompagnateurs nécessaires.
Prévois un délai d’au moins 2 semaines pour récupérer les autorisations parentales, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Relance les familles qui n’ont pas répondu avant de finaliser les groupes.
Confirme les quantités du traiteur 3 à 5 jours avant le congrès, après traitement des inscriptions. Garde la liste des allergies et régimes avec la personne chargée de l’accueil.
Teste la technique au moins 1 jour avant : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Charge aussi les ordinateurs portables et les batteries externes.
Prépare l’accueil la veille ou le matin même avec les badges nominatifs, la liste d’inscription, les panneaux de direction et les sacs de bienvenue. Ouvre le lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée des enfants pour installer les espaces et refroidir les boissons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès des enfants ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réserve d’abord le lieu, fixe le programme et définis les intervenants, puis lance les inscriptions et les autorisations.
Quand envoyer les invitations pour un congrès des enfants ?: Envoie-les 6 à 8 semaines avant l’événement, avec le programme, les horaires et le formulaire d’inscription. Fixe une date limite de réponse environ 3 semaines avant le congrès.
Combien de temps prévoir pour installer un congrès des enfants ?: Prévois au moins 60 à 90 minutes le jour même pour installer les tables, les chaises, les panneaux, les badges et le matériel d’atelier. Ajoute un test technique séparé la veille ou au minimum 30 minutes avant l’accueil.
Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?: Confirme les quantités avec le traiteur 3 à 5 jours avant le congrès, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Refroidis les boissons le jour précédent si le volume le permet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.