Checklist para organizar un congreso infantil sin imprevistos

Un congreso infantil necesita más coordinación que una jornada normal: hay que controlar inscripciones, permisos, grupos, talleres, acompañantes y contactos de emergencia. Empieza por fijar la fecha, el programa y las salas; después organiza el registro, la distribución de los niños y los materiales. La checklist incluye 73 tareas y 82 artículos, desde mesas de trabajo y acreditaciones hasta proyectores, micrófonos, bebidas y bolsas de bienvenida. Así puedes avanzar por orden y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Asignar ponentes y acompañantes
2 personas
Definir los temas del taller
3 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar los permisos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los contactos de emergencia
2 personas
Hacer la distribución de grupos
2 personas
Distribuir las salas del taller
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Clasificar materiales del taller
3 personas
Llenar las bolsas de bienvenida
3 personas
Hacer carteles de ruta
Imprimir la lista de registro
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
3 personas
Comprobar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar las mesas del taller
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Repartir las bolsas de bienvenida
2 personas
Acompañar a los niños a las salas
5 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Guiar el primer taller
8 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el segundo taller
8 personas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
5 personas
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
Acompañar a los niños al punto de recogida
5 personas
Dar de baja a padres o acompañantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Reunir los materiales
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger las salas
5 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Eliminar la información de los participantes
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas de trabajocant. 18
Sillascant. 125
Mesas plegablescant. 6
Mantelescant. 20
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platos de cenacant. 130
Platos hondoscant. 130
Cubiertoscant. 140
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejascant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 10
Cestas de pancant. 8
Contenedores de alimentoscant. 20
Placas de induccióncant. 2
Sartenescant. 4
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 6

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 3
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesa coloridacant. 20
Carteles de flechascant. 20
Cartel de bienvenida
Masilla adhesivacant. 6
Cinta de pintorcant. 8

Catering

Portanombrescant. 130
Bolsas de bienvenidacant. 125
Bolsas de almuerzocant. 125
Compras

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonas de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 30
Guantes de gomacant. 12
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Artículos de papel

Listas de participantescant. 10
Folletos del programacant. 140
Hojas de trabajo del tallercant. 150
Tarjetas de nombrecant. 140
Cuadernoscant. 130
Juego de bolígrafoscant. 140
Lápices de colorescant. 20
Rotuladorescant. 20
Papel A4cant. 1000
Bloc de rotafoliocant. 8
Post-itscant. 40
Cinta adhesivacant. 10
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 30
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores para pizarra blancacant. 30
Portapapelescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Pictogramascant. 30
Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 12
Pulserascant. 150

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del congreso. Ese margen permite revisar permisos, alergias, preferencias dietéticas, contactos de emergencia y la distribución de grupos sin trabajar con datos incompletos.
Asigna cada grupo a una sala y a un acompañante antes de imprimir el programa. Prepara también carteles de ruta: los niños y sus responsables deben poder encontrar el taller sin preguntar en cada cruce.
Haz una prueba técnica entre 24 y 48 horas antes. Comprueba portátiles, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI, regletas y alargadores; lleva cables de carga y baterías externas como respaldo.
Confirma las cantidades de catering 2 o 3 días antes, usando el número final de inscritos y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas y prepara vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos antes de abrir el recinto.
Lleva al lugar los materiales clasificados por taller y llena las bolsas de bienvenida antes de la llegada del público. Deja listas la mesa de registro, las acreditaciones y la lista impresa para que el acceso no dependa de un portátil o de la conexión a internet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso infantil?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes para reservar el recinto, definir el programa, asignar ponentes y preparar los talleres. Cierra los datos de participantes 7 días antes y confirma catering y cantidades entre 48 y 72 horas antes.
¿Qué permisos hacen falta para un congreso infantil?: Recopila los permisos de cada menor antes de cerrar la distribución de grupos, idealmente 7 días antes del evento. Revisa también los contactos de emergencia y cualquier restricción dietética en el mismo formulario de inscripción.
¿Cómo organizar los grupos de un congreso infantil?: Haz la distribución cuando las inscripciones estén cerradas y separa a los participantes por taller, edad o capacidad del aula. Prepara una lista por grupo, asigna un acompañante y coloca carteles de ruta antes de abrir el recinto.
¿Cuándo hay que probar la técnica del congreso?: Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, en las salas donde se celebrarán los talleres. Comprueba imagen, sonido, alimentación eléctrica y conexiones, y prepara cables de carga y baterías externas para el día del congreso.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.