Kinderkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kinderkongress braucht mehr als ein gutes Workshopprogramm. Du koordinierst Anmeldungen, Einwilligungen, Notfallkontakte und Ernährungswünsche, teilst Kinder passend ein und bereitest Räume, Technik und Materialien vor. Plane die Registrierung so, dass sie am Veranstaltungstag schnell läuft: Namensschilder, Listen und Willkommensbeutel müssen vor dem Öffnen bereitliegen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Festlegungen bis zum Aufbau und zeigt, was häufig erst in letzter Minute auffällt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Referenten und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
Workshopthemen festlegen
3 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einwilligungen einholen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Workshopräume einteilen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Workshopmaterialien sortieren
3 Personen
Willkommensbeutel füllen
3 Personen
Wegweiser erstellen
Registrierungsliste drucken
Cateringmengen bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
Raumaufteilung prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Workshop-Tische einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen
Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Willkommenstaschen verteilen
2 Personen
Kinder zu den Sälen begleiten
5 Personen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Präsentation moderieren
2 Personen
Ersten Workshop leiten
8 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Workshop leiten
8 Personen
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abschlusspräsentation halten
2 Personen
Kinder zum Abholpunkt begleiten
5 Personen
Eltern oder Betreuer abmelden
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Materialien zusammenstellen
4 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Säle aufräumen
5 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Geliehene Geräte zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Teilnehmerinformationen löschen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

RegistrierungstischeAnz. 2
ArbeitstischeAnz. 18
StühleAnz. 125
KlappischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 130
Tiefe TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 140
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
TablettsAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
LadekabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
BrotkörbeAnz. 8
LebensmittelbehälterAnz. 20
InduktionskochplattenAnz. 2
PfannenAnz. 4
SchneidemattenAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 3
WimpelkettenAnz. 12
Bunte TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
KleberAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8

Catering

NamensschildhalterAnz. 130
WillkommenstaschenAnz. 125
LunchbeutelAnz. 125
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 6
ReinigungsmoppsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 30
GummihandschuheAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Papierwaren

TeilnehmerlistenAnz. 10
ProgrammflyerAnz. 140
Workshop-ArbeitsblätterAnz. 150
NamensschilderAnz. 140
NotizbücherAnz. 130
StiftesetsAnz. 140
BuntstifteAnz. 20
FilzstifteAnz. 20
A4-PapierAnz. 1000
Flipchart-BlöckeAnz. 8
Post-itsAnz. 40
KlebebandAnz. 10
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
StifteAnz. 30
WhiteboardmarkerAnz. 30
KlemmbretterAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PiktogrammeAnz. 30
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
ArmbänderAnz. 150

Tipps

Lege Programm, Workshopthemen und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du in der Anmeldung bereits Interessen, Altersgruppen und benötigte Einwilligungen abfragen.
Fordere Einwilligungen, Notfallkontakte und Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung an. Prüfe die Angaben vor der Gruppeneinteilung und halte eine aktuelle Registrierungsliste für das Team bereit.
Teste Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel mindestens einen Tag vorher. Denke auch an Verlängerungskabel, Ladekabel und Powerbanks – fehlende Anschlüsse stoppen einen Workshop schneller als fehlendes Material.
Sortiere Workshopmaterialien nach Raum und Gruppe und beschrifte die Kisten. Packe Willkommensbeutel, Namensschilder, gedrucktes Programm und Wegweiser am Vorabend, damit der Aufbau nicht mit Sortierarbeit beginnt.
Bestätige Cateringmengen und Getränke am Vortag und kühle Getränke früh genug. Stelle für die Registrierung eigene Tische und Stühle bereit und plane zusätzlich Platz für Kleiderständer, Absperrpfosten und die Ausgabe der Unterlagen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kinderkongress planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit Anmeldungen und Einwilligungen rechtzeitig eingehen.
Welche Angaben braucht das Anmeldeformular für einen Kinderkongress?: Erfrage Name, Alter oder Gruppe, Workshopwünsche, Notfallkontakte, Einwilligungen und Ernährungswünsche. Schließe die Datenerfassung spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Kongress ab, damit du Gruppen, Räume und Catering festlegen kannst.
Wann müssen Technik und Workshopmaterialien vorbereitet werden?: Sortiere die Materialien spätestens am Vortag nach Workshop und Raum. Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel mindestens 24 Stunden vorher, nicht erst beim Öffnen der Location.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kinderkongresses?: Plane für Tische, Stühle, Registrierung, Wegweiser, Technik, Materialien und Catering mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne die Location so, dass das Team 30 bis 45 Minuten vor dem Eintreffen der Kinder fertig ist.

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