Kinderconcert organiseren: checklist en planning

Een kinderconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium regelen. Je legt eerst datum, locatie, programma en technische eisen vast en werkt daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en de publieksinformatie. Vooral geluidscontrole, noodcontacten, dieetwensen en een duidelijke route- en parkeerbeschrijving worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de 76 taken en 64 benodigdheden in de juiste volgorde bij, van contracten en vergunningen tot draaiboek, boodschappen en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Muzikanten contracteren
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Geluidsset reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Noodcontacten verzamelen
Routebeschrijving delen
Parkeerinformatie delen
Nummers en teksten controleren
2 personen
Technische eisen opvragen
Draaiboek printen
Naambadges maken
Programmafolders printen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
Koelproducten inkopen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Levering geluidsset ontvangen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten aansluiten
2 personen
Muziekinstrumenten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
Toiletten controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Entreecrew instrueren
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Kinderplaatsen begeleiden
3 personen
Concert openen
Concert begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Kinderen naar toilet begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Concert afsluiten
Publiek naar buiten begeleiden
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
2 personen
Podiumdelen afbouwen
4 personen
Geluidsset afkoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Apparatuur retourklaar maken
2 personen
Geluidsset retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Kindertafelsaantal 6
Volwassenentafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 6
Lessenaarsaantal 3
Kleedkamerrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 150
Kinderbestekaantal 100
Volwassenenbestekaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Geluidsset
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidspreker
DI-boxenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 5
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
Reservebatterijenaantal 12
Podiummonitor

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Papieren slingersaantal 12
Aankomstbordaantal 2
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Allergenenkaartjesaantal 20
Naambadgesaantal 30
Programmafoldersaantal 130
Kleurpotlodenaantal 40
Tekenbladenaantal 120

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 16
Voedselbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vuilniszakhoudersaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Nachtverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de technische eisen van de muzikanten direct na het contract op. Plan daarna een geluidscheck en controleer of geluidsset, mengpaneel, draadloze microfoons, monitorluidspreker, DI-boxen en kabels bij elkaar passen.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan. Sluit de aanmelding bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert, zodat je aantallen, dieetwensen, naambadges, programmfolders en de opstelling van kinder- en volwassenentafels kunt afronden.
Maak een aparte publieksmail met route, parkeren, aanvangstijd en contactinformatie. Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf; vermeld ook waar bezoekers zich melden en hoe noodcontacten worden gebruikt.
Plan vrijwilligers in op concrete momenten: opbouw, ontvangst, zaalbegeleiding, catering en afbouw. Geef iedereen vóór de start een geprint draaiboek en wijs minimaal één persoon aan voor vragen over kinderen, techniek en noodsituaties.
Controleer de spullen minstens 2 dagen voor het concert met de boodschappenlijst. Tel niet alleen stoelen en tafels, maar ook herbruikbare drinkbekers, kinderbestek, afvalbakken, verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelgoten en gaffer tape.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een kinderconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, muzikanten en vergunningen. Regel in de laatste 2 weken de aanmeldingen, vrijwilligers, technische controle, boodschappen en printwerk.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kinderconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen zodra programma, datum en locatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor het concert om aantallen en dieetwensen te verwerken.
Hoe lang duurt de opbouw van een kinderconcert?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, podiumdelen, lessenaars en techniek. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor geluidscheck, microfoons, muziekstandaards en een laatste veiligheidsronde.
Wat moet ik voor de techniek van een kinderconcert controleren?: Controleer uiterlijk 1 week vooraf de technische eisen en test op de dag zelf alle luidsprekers, microfoons, monitorluidspreker, DI-boxen, laptop en stroomaansluitingen. Neem minimaal 30 minuten geluidscheck op in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.