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Kinderkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kinderkonzert braucht mehr als Musiker und eine Bühne. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumsuche über Anmeldung, Genehmigungen und Technik bis zur Betreuung am Konzerttag. Besonders leicht werden technische Anforderungen, Notfallkontakte und die Aufteilung der Helfer zu spät geklärt. Plane außerdem getrennt für Kinder und Erwachsene: Sitzplätze, Tische, Geschirr, Getränke und verständliche Wegbeschreibungen müssen zur Zielgruppe passen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Musiker beauftragen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Soundanlage reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bestätigungen versenden

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Wegbeschreibung teilen

  • Parkinformationen teilen

  • Nummern und Texte prüfen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen anfragen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Programmhefte drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

  • Kühlprodukte einkaufen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

Event

  • Lieferung der Tonanlage erhalten

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Soundsystem anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Instrumente anschließen

    2 Personen

  • Musikinstrumente aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Allergenkarten aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Einlasscrew einweisen

    2 Personen

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Kinderplätze betreuen

    3 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pause betreuen

    4 Personen

  • Kinder zur Toilette begleiten

    2 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

  • Konzert abschließen

  • Publikum nach draußen begleiten

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tische aufräumen

    2 Personen

  • Bühnenteile abbauen

    4 Personen

  • Soundanlage abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Ausrüstung rückgabefertig machen

    2 Personen

  • Tonanlage zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • KindertischeAnz. 6
  • Tische für ErwachseneAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • BühnenelementeAnz. 6
  • PulteAnz. 3
  • UmkleideracksAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 40
  • Dinner-TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 150
  • KinderbesteckAnz. 100
  • Besteck für ErwachseneAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • Soundanlage
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Monitorlautsprecher
  • DI-BoxenAnz. 3
  • NotenständerAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelkanäleAnz. 10
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • Bühnenmonitor

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • PapiergirlandenAnz. 12
  • AnkunftsschildAnz. 2
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 14
  • AllergiekärtchenAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 30
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • BuntstifteAnz. 40
  • ZeichenblätterAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 16
  • LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • MüllsackhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • NachtbeleuchtungAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die technischen Anforderungen mindestens 4 Wochen vor dem Konzert mit den Musikern. Frage nach benötigten Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren, Notenständern und Anschlüssen, bevor du die Soundanlage reservierst.
  • Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So kannst du Ernährungswünsche, Namensschilder, Programmhefte, Kinderbesteck sowie die Anzahl der Stühle und Tische zuverlässig planen.
  • Teile die Helfer nicht nur allgemein ein, sondern mit Zeitfenstern von jeweils 60 bis 90 Minuten. Für Einlass, Garderobe, Betreuung, Getränke, Technik und Aufräumen sollten mindestens 2 Personen pro Bereich vorgesehen werden.
  • Sende Bestätigung, Wegbeschreibung und Parkinformationen spätestens 5 Tage vorher. Ergänze einen klaren Einlasszeitpunkt und eine Notfallnummer, damit Familien nicht erst vor Ort nachfragen müssen.
  • Drucke Ablaufplan, Nummern und Texte spätestens am Vortag. Lege Kabel, Verlängerungen, Kabelkanäle und Gaffer Tape vor dem Aufbau bereit und prüfe die Funkmikrofone, Lautsprecher und das Mischpult mindestens 2 Stunden vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Kinderkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Location, Genehmigungen und Versicherung sollten in den ersten 2 Wochen geklärt werden; Anmeldung und Einladungen folgen danach.
Wie viele Helfer braucht man für ein Kinderkonzert?
Plane mindestens 2 Helfer für den Einlass, 2 für Betreuung und Garderobe sowie 2 für Getränke und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Kindern kommt zusätzlich mindestens 1 Person als feste Ansprechperson für Notfälle dazu.
Wann sollte man die Technik für ein Kinderkonzert prüfen?
Frage die technischen Anforderungen 4 Wochen vorher ab und reserviere die Soundanlage danach. Am Konzerttag sollte der vollständige Soundcheck spätestens 2 Stunden vor dem Einlass beginnen.
Wann muss die Anmeldung für ein Kinderkonzert geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Ernährungswünsche zu erfassen, Bestätigungen zu versenden und Drucksachen sowie Geschirr zu planen.

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