Checklist pour organiser un concert pour enfants

Un concert pour enfants demande une préparation à la fois artistique, technique et pratique. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve les musiciens et le matériel de sonorisation avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence doivent être traités suffisamment tôt. Cette checklist de 76 tâches et 64 fournitures t’aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des chaises, tables, micros et câbles le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Engager des musiciens
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Recueillir les contacts d'urgence
Partager l’itinéraire
Partager les informations de stationnement
Vérifier les morceaux et les textes
2 personnes
Demander les exigences techniques
Imprimer le déroulé
Créer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Récupérer les clés du lieu

Événement

Réceptionner la livraison du système son
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher les instruments
2 personnes
Installer les instruments de musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place les étiquettes d’allergènes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Briefer l'équipe d'entrée
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer les places enfants
3 personnes
Ouvrir le concert
Encadrer le concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Accompagner les enfants aux toilettes
2 personnes
Animer les questions du public
Clôturer le concert
Accompagner le public à l'extérieur
4 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Débrancher le système audio
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Préparer le matériel pour le retour
2 personnes
Renvoyer le matériel de sonorisation
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pour enfantsqté 6
Tables pour adultesqté 8
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 6
Pupitresqté 3
Portants de logeqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couverts pour enfantsqté 100
Couverts pour adultesqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Enceinte de monitoring
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12
Moniteur de scène

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 12
Panneau d’arrivéeqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 14
Cartes des allergènesqté 20
Badges nominatifsqté 30
Brochures du programmeqté 130
Crayons de couleurqté 40
Feuilles pour dessinerqté 120

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 16
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Porte-sacs-poubelleqté 8

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Éclairage de nuitqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les musiciens en premier, idéalement plusieurs mois avant le concert. Demande aussitôt les exigences techniques : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, pieds de micro et alimentation électrique.
Ouvre les inscriptions après avoir défini la capacité réelle de la salle. Prévois un champ pour les besoins alimentaires et recueille les contacts d’urgence de chaque enfant inscrit avant d’envoyer les confirmations.
Ne réserve pas seulement la sonorisation : vérifie aussi les rallonges, multiprises, goulottes de câbles et ruban gaffer. Teste chaque microphone, haut-parleur et enceinte de monitoring lors d’une répétition ou au moins la veille.
Répartis les bénévoles avec des rôles précis : accueil, accompagnement des enfants, circulation, vestiaire et rangement. Prépare les badges nominatifs, l’itinéraire et les informations de stationnement avant l’arrivée du public.
Compte séparément le mobilier et la vaisselle nécessaires aux enfants et aux adultes. Les tables adaptées aux enfants, les couverts enfants, les gobelets réutilisables et les poubelles sont souvent oubliés jusqu’au moment des courses.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert pour enfants ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Cela laisse le temps de confirmer le lieu et les musiciens, de vérifier les autorisations et l’assurance, puis de gérer les inscriptions et la sonorisation.
Quand réserver la sonorisation pour un concert pour enfants ?: Réserve-la dès que le lieu et le programme sont connus, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Demande aux musiciens leurs besoins techniques avant de choisir la table de mixage, les microphones et les haut-parleurs.
Que faut-il prévoir pour l’inscription des enfants ?: Le formulaire doit recueillir le nom de l’enfant, les coordonnées du responsable, les besoins alimentaires et un contact d’urgence. Envoie les confirmations au plus tard 7 jours avant le concert, avec l’itinéraire et les informations de stationnement.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert pour enfants ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 adulte référent pour chaque groupe d’enfants pris en charge. Finalise la répartition au moins 2 semaines avant le concert et imprime le déroulé pour chaque responsable.

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