Checklist para organizar un concierto infantil
Un concierto infantil necesita más coordinación que un simple encuentro con música. Primero se cierran la fecha, el recinto, los músicos y los permisos; después se organizan las inscripciones, el programa, el sonido y el equipo de apoyo. Esta checklist reúne 76 tareas y 64 materiales para que puedas avanzar en el orden adecuado. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los requisitos técnicos, los contactos de emergencia, las indicaciones de aparcamiento y la preparación de identificaciones y folletos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Contratar músicos
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Reservar el equipo de sonido
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Recopilar contactos de emergencia
Compartir las indicaciones
Compartir información sobre el aparcamiento
Comprobar los números y textos
2 personas
Solicitar los requisitos técnicos
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
Imprimir folletos del programa
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Evento
Recibir la entrega del equipo de sonido
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Conectar los instrumentos
2 personas
Colocar los instrumentos musicales
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar carteles de alérgenos
Comprobar los baños
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Instruir al equipo de entrada
2 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Coordinar las plazas infantiles
3 personas
Abrir el concierto
Acompañar el concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar la pausa
4 personas
Acompañar a los niños al baño
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Cerrar el concierto
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
2 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Dejar el equipo listo para devolución
2 personas
Devolver el equipo de sonido
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas para niñoscant. 6
- Mesas para adultoscant. 8
- Mesas plegablescant. 4
- Piezas de escenariocant. 6
- Atrilescant. 3
- Percheros para camerinoscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 40
- Platos de cenacant. 150
- Platos de postrecant. 150
- Cubiertos infantilescant. 100
- Cubiertos para adultoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Equipo de sonido
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Altavoz de monitor
- Cajas DIcant. 3
- Atrilescant. 5
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 10
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
- Monitor de escenario
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldas de papelcant. 12
- Cartel de llegadacant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 14
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Credencialescant. 30
- Folletos del programacant. 130
- Lápices de colorescant. 40
- Hojas para dibujocant. 120
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 16
- Bandejas de comidacant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Iluminación nocturnacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a los músicos los requisitos técnicos al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, conexiones, atriles, monitores y necesidades de corriente. Así puedes reservar el equipo de sonido sin improvisar.
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes y usa ese momento para confirmar preferencias dietéticas y recopilar los contactos de emergencia de cada niño. Envía las confirmaciones con las indicaciones y la información sobre aparcamiento.
- Asigna a cada voluntario una función concreta y comparte el reparto como mínimo 5 días antes. Para la llegada, prepara identificaciones y una copia impresa del plan de trabajo, porque no todos podrán consultar el móvil.
- Haz una comprobación técnica en el recinto antes del concierto, no solo el mismo día. Revisa altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, cables, regletas, canaletas y cinta gaffer para evitar cables sueltos en las zonas infantiles.
- Calcula por separado el montaje, la actuación y la merienda: las mesas y sillas infantiles no sustituyen a las de adultos, y conviene tener vasos, platos y cubiertos suficientes para todos los asistentes más un margen del 10 %.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, contratar a los músicos, confirmar el recinto y comprobar permisos y seguro. Reserva el equipo de sonido y solicita los requisitos técnicos antes de que falten 3 semanas.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un concierto infantil?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes y manda las confirmaciones definitivas después de revisar aforo, preferencias dietéticas y contactos de emergencia.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto infantil?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 a 15 niños, además de una persona responsable de coordinación. Confirma las funciones al menos 5 días antes y comparte las indicaciones de llegada, aparcamiento y horarios.
- ¿Cuándo se prepara el equipo de sonido?
- Comprueba la reserva y las necesidades técnicas entre 3 y 4 semanas antes. Haz la revisión de conexiones y ubicación de altavoces durante el montaje, dejando al menos 90 minutos antes de la llegada del público para una prueba de sonido.
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