Kinderconcert organiseren: checklist en planning

Een kinderconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten boeken en stoelen klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, dieetwensen en informatie voor artiesten en bezoekers. Op de dag zelf komen daar geluidscheck, entree, catering, kinderhoek en een veilige indeling bij. Deze checklist bevat 56 taken en 45 benodigdheden, zodat je van de eerste reservering tot het opruimen niets hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Artiesteninformatie delen
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Podiumplek vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en kussens plaatsen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderhoek begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Concert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Fotohoek begeleiden
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Kindertafelsaantal 6
Volwassenentafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 2
Zitzakkenaantal 20
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekinstrumentenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop voor muziek
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-podia spotsaantal 4
Snoerlichtaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Kinderbestekaantal 60
Volwassenenbestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukenhulpmiddelen

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Fotoachtergrond
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Naamstickersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck vóór de bezoekers binnenkomen. Trek hiervoor minimaal 60 minuten uit en test beide draadloze microfoons, de actieve speakers, het mengpaneel en de laptop voor muziek.
Controleer de bezoekerslijst uiterlijk 24 uur vooraf en leg dieetwensen naast het cateringbuffet. Zo kun je hapjes, herbruikbare borden en kinderbestek klaarzetten zonder tijdens het concert te moeten zoeken.
Maak de entreebalie minstens 30 minuten voor aanvang gereed. Leg het programma, de bezoekerslijst en een duidelijke plek voor jassen klaar; garderoberekken worden vaak pas gemist zodra de eerste gezinnen binnenkomen.
Richt de zaal in op verschillende leeftijden. Zet stoelen voor volwassenen, zitzakken en stoelen voor kinderen zo neer dat iedereen zicht houdt op de podiumplek en er een vrije looproute blijft.
Verzamel kabels, stekkerdozen en verlengkabels vóór het opbouwen op één plek. Controleer daarna of audiokabels en DI-boxen lang genoeg zijn en werk kabels weg voordat kinderen de zaal in gaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderconcert organiseren?: Leg de datum, locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma bekend is en verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 1 week voor het concert.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kinderconcert op te bouwen?: Reken op 3 tot 4 uur voor locatie, inrichting en techniek. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor de geluidscheck en houd 30 minuten over voor de deuren opengaan.
Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig voor een kinderconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 drankjes per kind en ongeveer 3 kleine hapjes per bezoeker. Tel volwassenen en kinderen apart bij het verzamelen van dieetwensen en bereid minstens 10 procent extra voor.
Wanneer moet ik de techniek van een kinderconcert testen?: Test de geluidsapparatuur op de dag zelf na het opbouwen, minimaal 60 minuten vóór aanvang. Controleer speakers, microfoons, instrumenten, DI-boxen, kabels en muziekbron opnieuw nadat de ruimte volledig is ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.