Concert pour enfants : la checklist d’organisation
Un concert pour enfants demande plus qu’une scène et quelques chaises. Il faut coordonner les artistes, les inscriptions, l’accueil des familles, le son et un espace adapté aux enfants, sans oublier les besoins alimentaires. Cette checklist de 56 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez aussi un vrai temps pour les branchements, le test des microphones et l’installation des coussins.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Partager les informations sur les artistes
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les coussins
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer la loge des artistes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Animer le coin photo
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tables pour enfantsqté 6
- Tables pour adultesqté 6
- Tables pliantesqté 2
- Poufsqté 20
- Portantsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Instruments de musiqueqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable pour la musique
- Pieds de microqté 4
Éclairage
- Projecteurs LED pour scèneqté 4
- Guirlande lumineuseqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts pour enfantsqté 60
- Couverts pour adultesqté 60
- Tasses à caféqté 30
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Verres doseursqté 2
- Matériel de cuisine
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandes en papierqté 8
- Nappesqté 12
- Fond photo
- Ruban adhésifqté 4
- Attaches-câblesqté 100
- Étiquettes nominativesqté 120
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balais à main et pellesqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date, le lieu et les artistes au moins 6 à 8 semaines avant le concert. Vous aurez ensuite le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de recueillir les informations alimentaires.
- Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Utilisez la liste finale pour prévoir les places, les tables enfants, les coussins, les gobelets et les quantités du buffet.
- Bloquez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, libérer l’emplacement du podium, installer la sonorisation et effectuer le test du son. Vérifiez chaque microphone sans fil et chaque câble avant l’arrivée des artistes.
- Aménagez séparément l’accueil, le buffet et l’espace enfants. Gardez les tables adultes hors de la circulation des enfants et placez les poufs ou coussins à un endroit où les accompagnateurs peuvent facilement les surveiller.
- Préparez les boissons et les encas le jour même, puis refroidissez les boissons suffisamment tôt. Prévoyez des couverts adaptés aux enfants, des pinces de service et des plateaux pour éviter les files d’attente au comptoir.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concert pour enfants ?
- Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue, surtout si des artistes et un lieu doivent être réservés. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, les courses et la préparation du matériel.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes sur place pour installer la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les rallonges. Ajoutez 30 minutes si plusieurs instruments ou intervenants actifs participent au concert.
- Quand fermer les inscriptions pour un concert pour enfants ?
- Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de places, de gobelets et de portions à préparer.
- Comment aménager la salle pour un concert avec des enfants ?
- Prévoyez une zone clairement séparée pour la scène, une zone d’écoute avec chaises et coussins, puis un espace enfants visible depuis les places adultes. Faites l’installation au moins 60 minutes avant l’ouverture afin de tester les circulations et l’accueil.
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